W obecnych czasach naprawdę trudno wyobrazić sobie rozwój biznesu bez odpowiedniego wsparcia IT. Postęp technologiczny, zmieniające się oczekiwania klientów, nowe narzędzia, nowe możliwości i zagrożenia. Zmieniający się rynek, konieczność dotrzymywania kroku konkurencji, to tylko niektóre z czynników, które sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na skorzystanie z profesjonalnej obsługi informatycznej na zasadzie outsourcingu IT.
Jakie korzyści przynosi taka współpraca? Jak wybrać odpowiednią firmę informatyczną?
Outsourcing IT – korzyści
Outsourcing IT nie jest nowym zjawiskiem, ale trzeba przyznać, że chyba jeszcze nigdy nie był tak powszechny. Nie tylko jeśli chodzi o IT. Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, to rzeczywistość wymusza takie podejście. Ale głównym powodem dla którego przedsiębiorcy decydują się na korzystanie z usług informatycznych zewnętrznych firm IT, to konkretne i wymierne korzyści tego rozwiązania.
Oto najważniejsze z nich:
• nowoczesne rozwiązania, możliwość korzystania ze wszelkich dobrodziejstw technologicznych
• realna poprawa bezpieczeństwa firmy
• optymalizacja kosztów – obsługa informatyczna firmy IT jest sporo tańsza niż zatrudnianie samodzielnego informatyka, tworzenie mu odpowiednich warunków i stanowiska pracy
• oszczędność czasu
• gwarancja jakości usług informatycznych i specjalistycznej wiedzy
• dostęp do wielu profesjonalnych usług w jednym miejscu
• lepsza organizacja pracy
• lepsza komunikacja
• większa odpowiedzialność za błędy – w przeciwieństwie do informatyka na etacie, który nie odpowiada finansowo za ewentualne wpadki
• mniejsze ryzyko – firmy IT mają jakąś renomę, doświadczenie, potwierdzone referencjami, opiniami klientów, które łatwo jest zweryfikować
• dostęp do zespołu fachowców z różnych specjalizacji
• wygoda i dyspozycyjność – informatyk na etacie jest dostępny przez ok 8 godzin dziennie, o ile nie jest chory, a opieka firmy IT jest stała, może być nawet 24-godzinna
• elastyczność oferty – zakres obsługi informatycznej można zmieniać, skupiając się na najważniejszych i aktualnych potrzebach albo planując rozwój
• indywidualne warunki współpracy
• dostęp do aktualnych rozwiązań branżowych, usług dedykowanych i szytych na miarę konkretnego biznesu
• stały monitoring IT
• sprawna reakcja w przypadku awarii lub sytuacji kryzysowych
• serwisowanie i naprawa sprzętu
Obsługa informatyczna w praktyce
W praktyce obsługa informatyczna ma charakter opieki IT, której zakres zależny jest od indywidualnych preferencji, oczekiwań i potrzeb danej firmy. A przynajmniej naszym zdaniem powinna mieć właśnie taki charakter.
Możliwości są naprawdę ogromne. Obsługa informatyczna firm może skupiać się na bezpieczeństwie danych, dokumentów, administrowaniu i rozwijaniu systemów, aplikacji firmowych. Albo tworzenie ich od podstaw, wdrażanie rozwiązań branżowych i oprogramowania. Może zawierać szkolenia, serwis, konfigurowanie sprzętu. Może mieć formę regularnych wizyt specjalisty IT w Waszej firmie, albo pracy zdalnej. A może połączenie tych dwóch opcji i monitoring systemów przez całą dobę? I do tego możliwość konsultacji, pełnego doradztwa? To nie problem. Może być rozbudowanym wsparciem wszystkich procesów firmowych w dużej międzynarodowej instytucji, albo pojedynczą usługą dopasowaną do możliwości małego, lokalnego biznesu.
Zależy nam abyście zrozumieli, że to, jak będzie wyglądać w praktyce obsługa informatyczna w Waszej firmie powinno zależeć w głównej mierze od Was. Jej zakres, forma, koszt powinny być dobrze dopasowane do Waszych możliwości, muszą być dobrze zorganizowane i spójne z Waszą strategią biznesową, wizją i kierunkiem rozwoju. Outsourcing IT musi odpowiadać na Wasze potrzeby.
Tylko wtedy ma to sens. Tylko wtedy obsługa informatyczna przynosi największe korzyści biznesowe. Zrozumienie własnych potrzeb to jednak nie wszystko. Bardzo dużo zależy od wyboru odpowiedniej firmy IT, która te potrzeby zrozumie, będzie miała odpowiednie doświadczenie, narzędzia i podejście. Na rynku jest wiele firm oferujących obsługę informatyczną dla firm. To z jednej strony jest komfortowe dla przedsiębiorców, a z drugiej strony rodzi problemy. No bo jak spośród tak dużej konkurencji wybrać odpowiednią?
Jak wybrać obsługę informatyczną?
Warto zaznaczyć, że jeśli czytacie ten tekst, to w zasadzie nie musicie się już borykać się z tym pytaniem. Jeśli szukacie profesjonalnej obsługi informatycznej w Warszawie, to trafiliście pod właściwy adres. Zajrzyjcie do naszej oferty na outsourcing IT i skontaktujcie się z nami, aby porozmawiać o szczegółach!
Skoro wątek autopromocyjny mamy już za sobą, możemy iść dalej. Dlatego też teraz podpowiemy Wam na co warto zwrócić uwagę i jak wybrać najlepszą obsługę informatyczną dla Waszej firmy. Jakie cechy i aspekty będą liczyć się przede wszystkim?
Doświadczenie firmy IT
To jeden z podstawowych czynników, który powinien mieć znaczenie przy wyborze obsługi informatycznej. Doświadczenie, określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje, jakie ma sukcesy, z jakimi wyzwaniami musiała się zmierzyć i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać. Większość firm lubi opowiadać i pokazywać swoje doświadczenia, co zdecydowanie ułatwia sprawę.
Jeśli dana firma IT współpracowała, lub współpracuje z markami z Waszej branży, to macie bardzo wyraźny, pozytywny sygnał, którego nie warto ignorować. Najprawdopodobniej znają już specyfikę, główne cechy, procesy i potrzeby charakterystyczne również dla Waszej działalności. Oczywiście to trzeba potem zweryfikować i opracować indywidualnie. Poza tym, jak możecie się domyślać, bogate doświadczenie to nie wszystko.
Specjalistyczna wiedza
Musicie być przekonani, że wsparcie IT jakie otrzymujecie jest wysokiej jakości. To znaczy, że opiera się na fachowej i specjalistycznej wiedzy. To z kolei sprowadza głównie do kompetencji specjalistów IT, którzy będą opiekować się Waszą firmą. Jakie mają specjalizacje? Czy podnoszą swoje kwalifikacje? Czy znają dobrze narzędzia i rozwiązania, które proponują? Czy potrafią sprawnie rozwiązywać problemy? Mają stosowne uprawnienia? Certyfikaty, partnerstwa, dyplomy to zawsze jakiś dowód na to, że wiedza specjalistów IT jest jakościowa i ugruntowana. A od tego bezpośrednio będzie zależeć efektywność obsługi informatycznej. W końcu firma IT to nie logo, a ludzie.
Ludzie
Tak jak wspomnieliśmy powyżej, decydując się na outsourcing IT i współpracę z zewnętrzną firmą, nawiązujecie współpracę z konkretnymi ludźmi, którzy tworzą daną markę. Dlatego bardzo istotne będzie ich poznać i jednocześnie wyczuć. Najlepszą okazją są pierwsze spotkania, wstępne konsultacje IT. Czasami wystarczy wymienić kilka zdań, aby wiedzieć z kim macie do czynienia i jak będzie Wam się dogadywać na co dzień. Czy jest chemia, czy już na wstępie rodzą się problemy komunikacyjne i organizacyjne…’
Cena obsługi informatycznej
Można byłoby się spodziewać, że cena odgrywa decydującą rolę. Rzeczywiście to podstawowa sprawa i dla wielu jeden z głównych kryteriów. Pamiętajcie jednak, że to nie jest takie oczywiste. Im tańsza obsługa informatyczna, tym więcej wątpliwości powinno się pojawić. Oczywiście nie oznacza to, że każda droga usługa od razu będzie wartościowa. Ważniejsze od kosztów jest to, co się w tej cenie się rzeczywiście zawiera. Dlatego tak ważne jest ustalić to dokładnie, domówić detale. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać SLA na większym poziomie (Service Level Agreement – umowa dot. poziomu usług), szybszy czas reakcji i większą dyspozycyjność specjalistów IT. Dużo zależy tu od Waszych potrzeb.
Nie sugerujcie się przesadnie ceną na ofercie wstępnej przesłanej na podstawie kilku zdań opisowych. Nie porównujcie w ciemno z konkurencją jeśli nie znacie wszystkich szczegółów. Ustalcie je. Każdy chciałby mieć dobrą jakość w niskiej cenie. To równie oczywiste, co nierealne. Zazwyczaj działa to tak jak na grafice poniżej:
Organizacja pracy
Kolejny ważny argument – organizacja pracy. W dużej mierze właśnie od tego będzie zależała efektywność współpracy i obsługi IT. Pierwszy sygnał to odpowiedź na Wasze zapytanie ofertowe. Jak szybko otrzymaliście kontakt zwrotny? Czy przesłana propozycja uwzględnia szczegóły Waszego zapytania? Jeśli przy pierwszym kontakcie pojawiają się pierwsze problemy, na przykład zbyt długi czas reakcji, to może się okazać, że „im bardziej w las” tym będzie ich więcej. Ważne jest czy dana firma IT ma sprawdzone rozwiązania jeśli chodzi o system helpdesk, obsługę klienta, system reagowania w przypadku awarii itd. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy i będzie rzutowało na przebieg całej obsługi informatycznej.
Rozwój współpracy
Czy firma korzysta z perspektywicznych rozwiązań i narzędzi? Czy śledzi aktualne trendy? Czy jest na bieżąco w kwestiach związanych z bezpieczeństwem? To ważne. W końcu każda firma chce się rozwijać i mieć taką możliwość. Obsługa informatyczna musi to umożliwiać, a najlepiej jeśli to przyspiesza i ułatwia. Tu dużą podpowiedzią będzie zakres usług informatycznych. Jeśli poza standardowymi usługami IT pojawiają się dodatkowe, branżowe, dedykowane, albo z pokrewnych dziedzin – oznacza to, że Wasza firma będzie mogła liczyć na kompleksowe wsparcie. Nie tylko w teorii.
Renoma i opinie
To jeden z bardziej oczywistych podpowiedzi, ale nie mogło jej zabraknąć w tym zestawieniu. Opinie klientów są wartościową wskazówką, a jeszcze większą moc mają referencje. Opinie często bywają anonimowe, ogólnikowe. Referencje natomiast to dokumenty, pod którymi podpisują się zazwyczaj właściciele firm korzystających z danej obsługi informatycznej. Nie zawsze ilość referencji będzie miała decydujące znaczenie, ale jeśli jakaś firma nie ma ich wcale, to jest już niepokojący sygnał.
Bezpieczeństwo firmowego IT
Bezpieczeństwo IT to jedna z podstawowych kwestii w każdej firmie. Nie wystarczy tu jednorazowe wdrożenie i temat z głowy. Licho nie śpi. Obecnie zagrożeń jest więcej niż kiedykolwiek wcześniej, co rodzi oczywistą potrzebę odpowiedniego zabezpieczenia firmowych systemów, baz danych, jak również danych Waszych klientów. W jeszcze większym zakresie niż dotychczas. Przy wątku bezpieczeństwa warto wspomnieć również o RODO, które wymusza zmianę podejścia do przetwarzania danych i kwestii bezpieczeństwa. Firma IT musi wiedzieć jak skutecznie zabezpieczać dane firmowe. Zanim dokonacie wyboru partnera, zorientujcie się jak podchodzą do kwestii bezpieczeństwa IT, z jakich rozwiązań korzystają, czy mają w swoich usługach informatycznych wdrożenia RODO, szkolenia itd.
Podejście i zaangażowanie
Niech Was nie zmyli fakt, że ten argument pada na sam koniec. Jest równie ważny co pozostałe. Podejście do klienta, do negocjacji, rozmów, podejście do problemów, wyzwań i realizacji założonych planów, jest kluczowe i zdradza, jak będzie wyglądać w praktyce obsługa informatyczna. Jeśli już przy pierwszych kontaktach, rozmowach odczujecie, że firma IT wykazuje się zaangażowaniem i inicjatywą, to znak, że dobrze trafiliście. Może się to objawiać w różny sposób, mieć różną formę ale generalnie zawsze jest pozytywnym impulsem. Jeśli komuś zależy, ma odpowiednią wiedzę, doświadczenie, rozwiązania, organizację i dobre podejście, które znajduje potwierdzenie w opiniach i referencjach, to chyba większej zachęty nie potrzebujecie, prawda?
Mamy nadzieję, że dzisiejszy tekst będzie dla Was pomocny w wyborze odpowiedniej firmy IT i obsługi informatycznej. Im więcej się dowiecie o danej firmie i jej usługach IT, tym większa szansa na udaną współpracę. Im dokładniejszy będzie Wasz research, tym mniej ryzykowna będzie sama decyzja. A przede wszystkim spotkajcie się, porozmawiajcie twarzą w twarz – to często daje więcej niż stosy referencji, ładnie brzmiące hasła reklamowe, czy huczne zapewnienia.
Powodzenia!
