Outsourcing IT często kojarzony jest jako pakiet usług informatycznych przeznaczonych zwłaszcza do tych większych firm. Nie ma co ukrywać, im większy biznes, im więcej procesów, danych, pracowników, tym większa jest potrzeba ich odpowiedniej organizacji, ochrony i obsługi. Nie oznacza to jednak, że w mniejszych i średnich firmach nie występuje infrastruktura informatyczna. W dzisiejszych czasach nawet bardzo małe przedsiębiorstwa korzystają z różnego rodzaju oprogramowania, z systemów informatycznych, z rozwiązań chmurowych itd. Wraz z wykorzystaniem określonych narzędzi, pojawia się też konieczność ich odpowiedniego wdrożenia, konfiguracji, monitorowania, zabezpieczenia. W jakim zakresie małe i średnie firmy potrzebują wsparcia informatycznego? Jakie korzyści ma outsourcing IT i jak znaleźć odpowiednią firmę informatyczną? Na te i inne pytania odpowiadamy w dzisiejszym wpisie. Zapraszamy!
Czy małe i średnie firmy potrzebują outsourcingu IT?
Tak jak nadmieniliśmy we wstępie, wśród części przedsiębiorców funkcjonuje obiegowa opinia, że małe firmy nie potrzebują wsparcia informatycznego. Z naszych doświadczeń i dotychczasowych współprac, wynika jednak coś zupełnie innego. Każda firma, niezależnie do skali i charakteru swojej działalności, na pewnym etapie musi skorzystać z obsługi informatycznej. Jaki to będzie etap i w jakim zakresie będzie to wsparcie – to zależy już od indywidualnej sytuacji, różnego rodzaju czynników, ale też od podejścia do prowadzenia biznesu danego przedsiębiorcy. Niestety najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, w której przedsiębiorcy zwracają się o pomoc, gdy coś się wydarzy. Gdy pojawi się problem związany z bezpieczeństwem, z prawidłowym funkcjonowaniem systemów i oprogramowania. Czasami chodzi też o dodatkowy sprzęt, potrzebę jego konfiguracji i przystosowania do specyfiki biznesu. Innymi słowy – przedsiębiorcy często szukają pomocy, gdy mleko się już rozleje. Oczywiście nie jest to jedyny przypadek. Kolejny ważny powód dla którego małe i średnie firmy potrzebują outsourcingu IT jest chęć rozwoju biznesowego. Zwiększa się zespół, pojawiają się nowe technologie, narzędzia, nowi klienci. To wszystko sprawia, że w pewnym momencie pojawia się naturalna potrzeba organizacji, wdrożenia i obsługi informatycznej. Kolejna sprawa to wymogi klientów i rynku. Niemal w każdej branży da się zaobserwować coraz szersze wykorzystanie nowych rozwiązań, postępująca cyfryzacja, zmieniające się oczekiwania klientów, partnerów – to wszystko sprawia, że aby nie zostać w tyle, firmy muszą angażować siły i środki w wychodzenie na przeciw tym potrzebom. Zwłaszcza, gdy widzą że konkurencja już to robi 😉 Całkiem niezły pogląd na to jak to wygląda w ostatnim czasie dają dane z PARP, które teraz przytoczymy:
Kilka danych z raportu PARP dotyczących sektora MŚP:
- W 2020 r. 78,3% firm wyposażyło swoich pracowników w urządzenia mobilne umożliwiające dostęp do Internetu. W małych przedsiębiorstwach było to 75,7%, a w średnich 88,2%.
- W 2020 r. w Polsce 25,2% firm zatrudniało specjalistów IT. Wśród średnich firm było to 45,5%, a wśród małych – 19,1%.
- W 2020 r. 24,4% przedsiębiorstw korzystało z płatnej chmury obliczeniowej (+6,9 p.p w stosunku do roku poprzedniego). Choć w większości zdecydowały się na to duże firmy, wdrożyła je również część średnich (37,7%; +9,8 p.p.) i małych (20,6%; +6,5 p.p.).
- Wśród najczęściej kupowanych usług dostępnych w chmurze znalazły się usługi związane z pocztą elektroniczną (18,3% przedsiębiorstw), oprogramowaniem biurowym (15,7%) i przechowywaniem danych (12,9%).
- W 2020 r. 7,1% przedsiębiorstw wykorzystywało roboty (przemysłowe i usługowe), w tym 12% firm średnich oraz 5,2% małych.
- W 2019 roku 8,5% firm w Polsce prowadziło analizy big data, w tym 12,8% firm średnich i 6,9% firm małych.
To tylko kilka wybranych faktów, które potwierdzają nasze słowa i pewne, aktualne tendencje. Każda firma, bez względu na jej wielkość, aspiracje i branżę w jakiej działa, jest w zasadzie zmuszona do tego, aby korzystać z pewnych technologii, rozwiązań sieciowych i oprogramowania. A co za tym idzie, musi posiadać odpowiednie zaplecze i wsparcie, które jej to umożliwi. Co więcej nie chodzi tylko o możliwość korzystania z dostępnych narzędzi ale też praktyczne i umiejętne ich wykorzystanie. W końcu nie chodzi o sam fakt korzystania z nich, a o to, aby realnie wspierały procesy biznesowe, pomagały pracownikom, zabezpieczały interesy przedsiębiorcy, oraz jego klientów. Ciężko jest o to, bez profesjonalnego wsparcia specjalistów IT.
Kolejna obiegowa opinia, z którą stosunkowo często się spotykamy, to że obsługa informatyczna jest droga, a przez to nie każdy może z niej skorzystać. Cena za obsługę IT oczywiście może być wysoka, jeśli zakres świadczonych usług jest rozbudowany. W praktyce jednak koszt outsourcingu IT jest znacznie mniejszy niż zatrudnienie samodzielnego specjalisty. Wspominaliśmy już o tym na blogu w poprzednim artykule.Podsumowaliśmy w nim też inne zalety i wady outsourcingu, więc zamiast się powtarzać – zachęcamy do lektury 😉
A skoro wspomnieliśmy o zakresie usług informatycznych, warto podkreślić jakie najczęściej mają potrzeby małe i średnie firmy. Z naszych obserwacji wynika, że jest to:
- Bieżąca obsługa systemów i sieci
- Obsługa i administracja serwerami
- Bezpieczeństwo IT firmy
- Administracja i konserwacja stron internetowych
- Implementacje oprogramowania, aktualizacje
- Problemy związane z oprogramowaniem
- Codzienne wsparcie techniczne (help desk dla pracowników)
- Tworzenie kopii zapasowych
- Ochrona danych osobowych
- Organizacja i zarządzanie procesami
Outsourcing IT dla małych i średnich firm – korzyści
Jedną z najczęstszych przyczyn korzystania przez przedsiębiorstwa z oferty outsourcingowej jest chęć obniżenia kosztów działalności. Zewnętrzna firma informatyczna pozwala zrezygnować z budowania własnego działu i zatrudnienia pracowników na etacie. Koszty obsługi infrastruktury informatycznej stają się niższe, ponieważ przedsiębiorca nie musi inwestować w proces rekrutacyjny, tworzyć nowe miejsce pracy, zapewniać odpowiedniego sprzętu, warunków i wynagrodzenia. Nie licząc już dodatkowych kosztów kadrowych i podatkowych. Kolejna ważna sprawa to elastyczność. Firma outsourcingowa daje możliwość dopasowania konkretnych usług pod bieżące i aktualne potrzeby. Dzięki temu nie przepalacie budżetu na usługi, których nie potrzebujecie, a skupiacie się na najważniejszych i kluczowych potrzebach biznesowych.
Outsourcing IT to także gwarancja bezpieczeństwa i ciągłości działania, ponieważ zewnętrzny specjalista będzie dostępny w dowolnej chwili (zgodnie z umową). Problemem przestają być zwolnienia chorobowe, urlopy firmowego informatyka, czy dyspozycyjność. Skorzystanie z dobrego outsourcingu IT najczęściej pozwala uzyskać telefoniczną pomoc konsultanta 24 h na dobę, a nieprzewidziane awarie usuwane są niemal w czasie rzeczywistym. Tak przynajmniej działa to u nas 🙂 Poza tym to większy dostęp do nowych technologii i doświadczonych specjalistów. nowych Klientów. Korzyści z outsourcingu IT wynikają także z braku konieczności inwestowania w najnowszy sprzęt, systemy i oprogramowanie oraz ich aktualizację. Własny dział IT wymaga stworzenia rozbudowanego zaplecza technicznego, jego monitorowania i opieki nad nim. Zewnętrzne usługi informatyczne dla firm to gwarancja dostępu do najnowszych technologii, bez konieczności inwestowania w niego swoich środków. To też dostęp do całego zespołu fachowców, często różnych specjalizacji. Dzięki temu jakość obsługi znacznie wzrasta, a przedsiębiorca ma większą szansą na szybki rozwój biznesowy i uniknięcie kosztownych problemów, które mogą zaburzyć prawidłowe funkcjonowanie biznesu.
Outsourcing IT to też:
- niższe ryzyko awarii
- większa stabilizacja
- dostęp do wiedzy
- dodatkowe usługi dedykowane lub szyte na miarę danej organizacji
- monitoring przez 24h / dobę
- usługi dopasowane do potrzeb i mogą się zmieniać wraz z nimi
- większa odpowiedzialność za błędy i jakość usług
Outsourcing IT – jak wybrać firmę informatyczną?
Aby właściwie wybrać outsourcing IT, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Podsumowaliśmy je poniżej:
- Doświadczenie firmy IT – to jeden z podstawowych czynników, który powinien mieć znaczenie przy wyborze obsługi informatycznej. Doświadczenie, określa jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje, jakie ma sukcesy, z jakimi wyzwaniami musiała się zmierzyć i z jakim efektem. To nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka.
- Specjalistyczna wiedza – musicie być przekonani, że wsparcie IT jakie otrzymujecie jest wysokiej jakości. To znaczy, że opiera się na fachowej i specjalistycznej wiedzy. To z kolei sprowadza głównie do kompetencji specjalistów IT, którzy będą opiekować się Waszą firmą.
- Ludzie – decydując się na outsourcing IT i współpracę z zewnętrzną firmą, nawiązujecie współpracę z konkretnymi ludźmi, którzy tworzą daną markę. Dlatego bardzo istotne będzie ich poznać i jednocześnie wyczuć. Najlepszą okazją są pierwsze spotkania, wstępne konsultacje IT.
- Cena obsługi informatycznej – można byłoby się spodziewać, że cena odgrywa decydującą rolę. Rzeczywiście to podstawowa sprawa i dla wielu przedsiębiorców jeden z głównych argumentów. Pamiętajcie jednak, że to nie jest takie oczywiste. Im tańsza obsługa informatyczna, tym więcej wątpliwości powinno się pojawić.
- Organizacja pracy – to kolejny ważny argument. W dużej mierze właśnie od tego będzie zależała efektywność współpracy i obsługi IT. Ważne jest czy dana firma IT ma sprawdzone rozwiązania jeśli chodzi o system helpdesk, obsługę klienta, system reagowania w przypadku awarii itd. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy i będzie rzutowało na przebieg całej obsługi informatycznej.
- Rozwój współpracy – czy firma korzysta z perspektywicznych rozwiązań i narzędzi? Czy śledzi aktualne trendy? Czy jest na bieżąco w kwestiach związanych z bezpieczeństwem? To ważne. W końcu każda firma chce się rozwijać i mieć taką możliwość. Obsługa informatyczna musi to umożliwiać, a najlepiej jeśli to przyspiesza i ułatwia.
- Renoma i opinie – to jeden z bardziej oczywistych podpowiedzi, ale nie mogło jej zabraknąć w tym zestawieniu. Opinie klientów są wartościową wskazówką, a jeszcze większą moc mają referencje. Nie zawsze ilość referencji będzie miała decydujące znaczenie, ale jeśli jakaś firma nie ma ich wcale, to jest już niepokojący sygnał.
- Bezpieczeństwo – to jedna z podstawowych kwestii w każdej firmie. Nie wystarczy tu jednorazowe wdrożenie i temat z głowy. Obecnie zagrożeń jest więcej niż kiedykolwiek wcześniej, co rodzi oczywistą potrzebę odpowiedniego zabezpieczenia firmowych systemów, baz danych, jak również danych Waszych klientów, w jeszcze większym zakresie niż dotychczas. Zanim dokonacie wyboru outsourcingu, upewnijcie się i sprawdźcie jak dana firma podchodzi do kwestii bezpieczeństwa IT, z jakich rozwiązań korzystają, czy mają w swoich usługach informatycznych wdrożenia RODO, szkolenia itd.
- Podejście i zaangażowanie – podejście do klienta, do negocjacji, rozmów, podejście do problemów, wyzwań i realizacji założonych planów, jest kluczowe i zdradza, jak będzie wyglądać w praktyce outsourcing IT. Jeśli już przy pierwszych kontaktach, rozmowach odczujecie, że firma IT wykazuje się zaangażowaniem i inicjatywą, to sygnał, że dobrze trafiliście. Może się to objawiać w różny sposób, mieć różną formę ale generalnie zawsze jest pozytywnym impulsem.
- Elastyczna współpraca – to ważne, żeby ustalić konkretne warunki ale też mieć pole manewru. Wybierając outsourcing IT sprawdźcie, czy dana firma zapewnia Wam przestrzeń do rozwoju współpracy, czy ma dodatkowe usługi, z których w razie potrzeby będziecie mogli skorzystać. Od tego zależy czy będzie w stanie nadążać za Waszymi oczekiwaniami, jak również za oczekiwaniami Waszych klientów.
To tylko garść praktycznych porad, które staraliśmy się przedstawić w miarę przystępnie i obiektywnie. Pamiętajcie, że nasza firma od kilkunastu lat świadczy usługi informatyczne i zapewnia jakościowy outsourcing IT, także małym i średnim firmom. Zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z naszym biurem, chętnie opowiemy więcej o możliwościach, korzyściach i cenie outsourcingu IT. Chętnie opowiemy o naszych doświadczeniach, referencjach i zespole specjalistów WBT-IT. Wystarczy skorzystać z formularza kontaktowego na naszej stronie, a potem będzie już z górki 😉
Zapraszamy do kontaktu!