W ostatnim czasie przeprowadziliśmy u naszych klientów dużą ilość migracji na Office 365. Na własnej skórze odczuliśmy, że coraz więcej firm wyraźnie dostrzega potencjał i korzyści jakie przynosi korzystanie z tej usługi Microsoftu i technologii chmury w biznesie.
W dzisiejszym wpisie dowiecie się czym dokładnie jest Office 365, ile kosztuje, jak i do czego można go wykorzystać – z korzyścią dla biznesu.
Office 365 w biznesie
MS Office to jedno z podstawowych narzędzi w większości firmach. Korzystamy z niego każdego dnia wysyłając maile z Outlooka, przygotowując prezentację w PowerPointcie, dokumenty w Wordzie, robiąc zestawienia w Excelu. Microsoft udostępnił swój pierwszy pakiet aplikacji biurowych w 1989 roku, ale można odnieść wrażenie, że jest wykorzystywany w biznesie niemal od zawsze.
Pakiet MS Office do niedawna był kojarzony głównie z oprogramowaniem, ale w ostatnich latach Microsoft (i nie tylko) zmienił nieco koncepcję i podejście do swoich produktów oraz klientów. Widać to wyraźnie na przykładzie Office’a 365, który obecnie jest już bardziej zestawem usług, niż programów – przenosi pracę do chmury obliczeniowej.
Poza dobrze znanymi, najpopularniejszymi aplikacjami biurowymi, Office 365 zawiera też pakiet usług chmurowych takich jak: OneDrive, SharePoint Exchange, Skype dla firm. Wprowadza szereg nowych ulepszeń i modyfikacji w oparciu o cloud computing. W przeciwieństwie do standardowego oprogramowania, nie wymusza kupowania co chwilę kolejnych wersji produktu z nowymi funkcjonalnościami. Ale o cenach Office’a 365 wspomnimy za chwilę. Teraz skupmy się na jego możliwościach.
Office 365 – jakie ma możliwości?
Rozwój w biznesie idzie w parze z rozwojem technologicznym. Obecnie jesteśmy w dobie transformacji cyfrowej – wiele firm jest tego świadoma i stara się nadążyć za zmianami. Chodzi nie tylko o nowoczesne narzędzia i systemy IT. Ta zmiana ma charakter również mentalny, kulturowy, wiąże się ze modyfikacją strategii i podejścia do niektórych procesów firmowych. Do kwestii organizacyjnych, komunikacyjnych i kwestii bezpieczeństwa.
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie rozwiązań chmurowych przyznają, że wpłynęło to zarówno na poprawę funkcjonowania biznesu, przyniosło oszczędności i znacząco poprawiło organizację, wygodę i przepływ informacji (około 80% firm pytanych przez Microsoft – a nasze statystyki wyglądają jeszcze lepiej). Wpływ na taką opinię mają z pewnością możliwości jakie oferuje Office 365, oto najważniejsze z nich.
Możliwości Office 365:
- narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (m.in. Outlook Customer Manager)
- możliwość współdzielenia kalendarzy, plików i dokumentów z innymi użytkownikami
- automatyczna instalacja, aktualizacja i synchronizacja
- narzędzia do zarządzania terminami, spotkaniami (Microsoft Bookings)
- 1 TD miejsca na dane w chmurze (OneDrive)
- lepsza ochrona danych i zabezpieczenia
- większe możliwości i większa pojemność skrzynki pocztowej
- stały dostęp do wszystkich narzędzi z pakietu Microsoft online
- możliwość korzystania z pakietu mobilnie (na tabletach, smartfonach),
- stała opieka techniczna
- szybkie tworzenie witryn (SharePoint Online)
- inteligentne rozwiązania i narzędzia dodatkowe (m.in. Asystent CV, Projektant i Usługi analizy)
- ułatwienia w komunikacji w firmie i poza nią (m.in. czat zespołowy)
- wideokonferencje w jakości HD, połączone z usługą Skype dla firm
- większe możliwości raportowania i analizy
- możliwość tworzenia spersonalizowanych ankiet
- aplikacje do działań marketingowych
Office 365 – dlaczego warto?
Office 365 to rozwiązanie, które przynosi wymierne korzyści dla biznesu. Oferuje zestaw konkretnych narzędzi, możliwości i funkcjonalności, które sprawdzają się w praktyce – są wygodne, skuteczne i usprawniają organizację. Wdrożenie Office 365 w firmie, zmienia sposób pracy, to fakt. Natomiast jest to zdecydowanie zmiana na lepsze. Nie powoduje większego zamieszania, czy dezorganizacji. Można powiedzieć, że to rozwiązanie wychodzi na przeciw zmieniającym się potrzebom biznesu.
W jaki sposób?
Chociażby z uwagi na swoją dostępność i mobilność. Dzięki temu, nie jesteście uzależnieni od firmowego komputera, biura – możecie pracować i zarządzać pracą z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Zawsze i wszędzie macie dostęp do Waszych danych, dokumentów, historii kontaktów itd. Dzięki temu możecie reagować na różne zdarzenia w czasie rzeczywistym, a Wasze biuro jest tam, gdzie Wy.
Korzystanie z usług Office 365 jest też wyjątkowo proste i wygodne. Obsługa dokumentów, procesów i zadań jest intuicyjna. Bazuje na dobrze znanych i sprawdzonych patentach. Nie wprowadza rewolucji, bardziej ewolucję. Prostota, wygoda, mobilność, nastawienie na użytkownika to jednak nie jedyne argumenty.
Do tego dochodzi kwestia bezpieczeństwa. Czuwa nad nim nie tylko dział techników Microsoftu, ale też dział prawny. To spora pomoc i oszczędność czasu, którego nie trzeba „tracić” na śledzenie zmian w przepisach i w wymogach prawnych. Dotyczy to również GDPR i regulacji związanych z ochroną danych osobowych. Jeśli interesuje Was ten temat, korzystamy z okazji i zachęcamy do pobrania naszego darmowego poradnika RODO.
Wasze pliki i dokumenty są też oczywiście odpowiednio zabezpieczone przez oprogramowanie antymalware i oprogramowanie antyspamowe, które cały czas jest rozwijane przez Microsoft. Dzięki technologii chmury, nawet w przypadku awarii, albo zniszczenia sprzętu, nie utracimy naszych danych i w razie konieczności łatwo je odzyskamy. Wraz z zakupem licencji otrzymujemy też całodobową pomoc techniczną przez telefon (czas reakcji w sytuacjach krytycznych to jedna godzina) oraz wsparcie specjalistów online.
Tak jak wspomnieliśmy wyżej, dużym walorem usług Office 365 jest dodatkowa przestrzeń na dane w chmurze. OneDrive to 1 TB wolnego miejsca na firmowe dane. W większości przypadków to wystarczająca pojemność. Dzięki temu firma nie musi inwestować w dodatkowe nośniki danych, co jest dużą korzyścią zwłaszcza w przypadku mniejszych firm i mniejszych budżetów. Dzięki temu możemy zapomnieć o mało wygodnym przesyłaniu materiałów z pomocą dysków zewnętrznych. Teraz wszystko mamy w jednym miejscu i tylko decydujemy kto i w jakim zakresie ma dostęp do tej przestrzeni.
Office 365 wprowadza wiele udogodnień dla użytkowników. Wśród nich należy z pewnością wymienić nowoczesną skrzynkę mailową, w której rozmiar załącznika nie będzie już żadnym problemem (wysyłane wiadomości mogą mieć do 150 MB). Nasza skrzynka mailowa będzie też odpowiednio chroniona przed spamem, mamy możliwość tworzyć dodatkowe reguły, które usprawnią i ułatwią codzienną pracę. Będziemy mogli na przykład skonfigurować autoresponder tak, aby przesyłał inne treści współpracownikom, a inne klientom. Mamy większą kontrolę nad dostępem do niektórych treści (na przykład poprzez opcję blokady druku, czy zrzutu ekranu). A dzięki dużej pojemności (50 GB) nie będziemy martwić się przepełnioną skrzynką.
Usługi i aplikacje Office 365 ułatwiają codzienną pracę na wielu płaszczyznach. Z pomocą Publishera stworzycie grafiki i materiały promocyjne na portale społecznościowe. Z pomocą Bookings będziecie mieli większą kontrolę nad rezerwacją online i organizacją spotkań. Otrzymacie ulepszony komunikator biznesowy, będziecie mogli pracować nad dokumentem w kilka osób jednocześnie. Do tego wygodnie i sprawnie udostępniać innym członkom zespołu pliki, notatki, ankiety itd. Szybko i bezpiecznie.
Innym powodem dla którego warto skorzystać z usług Office 365 są oszczędności firmowe i skuteczniejsza optymalizacja finansowa firmy. Usługi są licencjonowane na użytkownika, a nie na urządzenie. Zakupiona licencja pozwala na korzystanie z pakietu biurowego na 5 urządzeniach jednocześnie. A licencje można dowolnie przenosić między użytkownikami, kiedy tylko chcemy. To sprawia, że era regularnego inwestowania w aktualne oprogramowanie się kończy, a w raz z nią konieczność ponoszenia stałych, niemałych kosztów. Teraz płacimy raz, a dobrze. Jak wspomnieliśmy zmniejszają się też koszty związane z serwerami i ich utrzymaniem. Office 365 jest elastyczny również pod kątem systemów operacyjnych – działa na Androidzie, Windowsie (zaskoczeni?) jak również na Mac OS. Oznacza to w praktyce, że nawet w przypadku zmian systemowych, czy sprzętowych, nie będzie trzeba ponosić dodatkowych kosztów. A skoro jesteśmy przy kosztach – jaka jest cena Office 365?
Office 365 – cena
Podsumowaliśmy Wam najważniejsze cechy i możliwości usługi Office 365, a teraz słowo o cenach. Decydując się na zakup staniecie przed dylematem: jaki pakiet wybrać? Opcji do wyboru jest kilka.
Popularna opcja dla firm:
- pakiet Office 365 Business Essentials – 4,20 Euro / miesiąc
- pakiet Office 365 Business – 8,80 Euro / miesiąc
- pakiet Office 365 Business Premium – 10,50 Euro / miesiąc
Dostępnych pakietów i możliwości jest jednak znacznie więcej. Trochę inaczej będą kształtowały się ceny Office 365 dla dużych korporacji, inaczej dla małego biznesu. Inaczej dla firm, a inaczej dla użytkowników domowych. Kompletną informację o aktualnych cenach i pakietach znajdziecie na stronie Microsoftu – kliknijcie aby sprawdzić szczegóły.
Wybór odpowiedniego pakietu, będzie zależał od Waszych indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Jak można się domyślać najdroższe pakiety będą posiadały największą ilość aplikacji, opcji i udogodnień. Nie jest natomiast powiedziane, że akurat taki wybór w Waszym przypadku będzie najlepszy. To musi być ściśle związane z Waszą bieżącą sytuacją, charakterem działalności, planami rozwojowymi itd.
Pamiętajcie też, że są to ceny samego produktu, do których należy doliczyć koszty wdrożenia i szkoleń dla pracowników.
Rozwijaj biznes z Office 365
Tak jak wspomnieliśmy na samym początku – w ostatnim czasie jako WBT-IT mieliśmy okazję przeprowadzić sporą ilość migracji i wdrożeń Office 365 w firmach naszych partnerów. Wszyscy nasi klienci chwalą sobie to rozwiązanie. A przynajmniej do tej pory nie dotarły do nas żadne skargi.
Jeśli planujecie zainwestować w Office 365 ale macie wątpliwości – zachęcamy do kontaktu. Zapewnimy nie tylko profesjonalne doradztwo i pomoc w wyborze odpowiedniego pakietu usług, ale też weźmiemy odpowiedzialność za skuteczne i sprawne wdrożenie rozwiązań w Waszej firmie. Możemy też przeprowadzić szkolenia dla pracowników, które przygotują Wasz zespół do pracy z nowymi narzędziami.
Przekonajcie się jak bardzo Office 365 pomoże rozwinąć Wam skrzydła w biznesie!
