Automatyzacja procesów biznesowych

W dzisiejszym wpisie poruszymy i omówimy kwestię automatyzacji procesów biznesowych, oraz ich optymalizacji, co naturalnie wiąże się z tym tematem. Dlaczego? W wielu firmach, nawet tych które od dłuższego czasu, z powodzeniem funkcjonują na rynku, istnieje duża potrzeba poukładania i reorganizacji niektórych procesów. Nie tylko dlatego, aby mogły przebiegać sprawnie i bezproblemowo ale też aby odciążyć z pewnych obowiązków pracowników, zintegrować wybrane działania w ramach organizacji i zwiększyć ich rentowność. Aby było to możliwe, niezbędne będzie nie tylko zaangażowanie kadry zarządzającej, pracowników, dobre chęci ale też wsparcie sprawdzonej firmy informatycznej, oraz odpowiednie narzędzia. I o tym opowiemy w dzisiejszym artykule.

 

Firma jest jak organizm

 

Aby firma była zdrowa, w dobrej kondycji, mogła się prawidłowo rozwijać – wszystkie procesy życiowe (czytaj: biznesowe) muszą przebiegać płynnie i bez zakłóceń. Muszą być dobrze zorganizowane, zintegrowane, regularnie monitorowane, a najlepiej jeśli zachodzą automatycznie. Każda firma (tak jak każdy organizm) jest trocha inna. Z jednej strony potrzebuje rozwiązań, które będą odpowiadać indywidualnemu zapotrzebowaniu, natomiast z drugiej strony pewne prawa przyrody są te same dla wszystkich. Również w biznesie. Niezależnie do tego w jakiej branży działa Twoja firma, niezależnie do tego jak duża jest skala Twojej działalność potrzebujesz tego co każdy: sprawnej komunikacji wewnątrz organizacji i poza nią, narzędzi które ułatwią i zoptymalizują pracę i zarządzanie zespołem, obieg dokumentów. Im większa liczba procesów firmowych – tym większa jest potrzeba ich optymalizacji, odpowiedniej integracji i organizacji. I tu wchodzimy my, cali na biało! 🙂

Jeśli chodzi o sam proces automatyzacji – nie będzie możliwy bez rozpoznania i bliższego przyjrzenia się poszczególnym procesom zachodzącym w danej firmie. Ta wiedza, zgromadzone informacje które zostaną poddane analizie, dają możliwość ich zorganizowania i zoptymalizowana na nowo. Oczywiście nie musi wiązać się to z wywróceniem wszystkiego „do góry nogami”. W końcu głównym celem automatyzacji i optymalizacji jest poprawienie jakości, wydajności i uporządkowanie istniejących procesów. Rzadko kiedy są one w takim stanie, że trzeba ja zaplanować od nowa.

 

Automatyzacja i optymalizacja procesów – jak to działa?

 

Optymalizacja procesów biznesowych to nic innego jak działania zmierzające w kierunku osiągnięcia możliwie największej ich efektywności. Co to oznacza w praktyce? W skrócie to doprowadzenie do tego, aby każde pojawiające się zadanie (wchodzące w skład danego procesu), wykonane zostało przy możliwie najmniejszym zaangażowaniu zasobów, nie zakłócając przy tym realizacji innych zadań. A wszystko w odpowiedniej kolejności, efektywnie alokując dostępne zasoby, minimalizując koszty. Modelujemy procesy biznesowe tak, aby poprawić ich efektywność, pamiętając o zmiennych, ograniczeniach, wymaganiach i bezpieczeństwie. Część z nich automatyzujemy (powtarzające się czynności) według określonych wytycznych – z myślą o tym, aby całość tworzyła jeden, spójny, dobrze funkcjonujący organizm, nad którym masz kontrolę.

 

Podstawowy plan Microsoft 365 Business Standard gwarantuje nam dostęp do wszystkich potrzebnych usług, dzięki którym zaczniemy naszą przygodę z automatyzacją i optymalizacją. Koszt licencji zaczyna się od 47.88 zł / użytkownik!

 

 

W WBT-IT działamy zgodnie z poniższym schematem:

1. Audyt, analiza i omówienie potrzeb
2. Organizacja procesów i wykonanie projektu
3. Wybór rozwiązań, oraz dostosowanie go do wymogów
4. Wykonanie optymalizacji
5. Wdrożenie i przekazanie produktu

 

Z wykorzystaniem Office365 zbudujemy dedykowane systemy wewnętrzne zintegrowane z całym pakietem usług i istniejących procesów. Jakie to systemy? Zaczynając od CRM, ERP po systemy ticketowe, obsługujące wnioski urlopowe, sterowanie kontami domenowymi, automatyzacje przepływów pracy i wiele innych, które akurat wykorzystujesz w swojej firmie. Ważny jest dobór rozwiązań i narzędzi, które w konkretnym przypadku będą najskuteczniejsze i wpłyną pozytywnie na pracę użytkowników. W tym celu zawsze zaczynamy od audytu, rzetelnej diagnozy potrzeb i zdefiniowaniu istotnych detali występujących w strukturze organizacji (takie jak zespoły współpracujące, uprawnienia poszczególnych pracowników, zakres działalności, bezpieczeństwo, wymagania branżowe itd.)

Korzystamy z platformy Microsoft365 oraz Azure w skład których wchodzi usługa Power Platform oferująca aż 534 połączenia z różnymi serwisami i portalami online! Przystępna cena, niezawodność usług, oraz skalowalność zapewnia idealną bazę do wykonywania prostych jak i tych najbardziej złożonych systemów wewnętrznych dostosowanych tylko i wyłącznie pod jednego klienta. Dostarczamy rozwiązania szyte na miarę, które można odpowiednio modyfikować pod indywidualne oczekiwania biznesowe. Pewne elementy komunikacji, współpracy czy udostępniania dokumentów są bardzo podobne w małych firmach, jak i w dużych przedsiębiorstwach, a główną różnicą jest skala konkretnego zjawiska. Dzięki odpowiednim narzędziom i doświadczeniu jesteśmy w stanie uporządkować zasady komunikacji, zsynchronizować wprowadzane informacje, zorganizować je, wprowadzić automatyzację bez konieczności inwestowania w nowe oprogramowanie, wiele narzędzi i aplikacji.

Oferujemy audyt, wdrożenie, szkolenie pracowników, bezpłatne aktualizacje, ciągłą możliwość rozbudowy i łączenia systemów, oraz bieżącą obsługę i monitoring oddanych projektów. Nasz zespół działa samodzielnie – przeprowadzi analizę, oceni opłacalność wdrożenia, udzieli wszelkich niezbędnych wskazówek, przejmie wszystkie techniczne aspekty. Zaproponujemy cały plan wdrożenia już po pierwszy spotkaniu, podamy realne możliwości rozbudowy lub połączeń pomiędzy systemami, oraz oczywiście wizję końcową, którą z powodzeniem doprowadzimy do realizacji.

 

Nasze rozwiązania opieramy m.in. na:

• Grupy Ms365, zabezpieczeń
• Listy Dystrybucyjne
• Sharepoint
• Power Automate
• Power Apps
• MsTeams
• MsForms
• OneDrive
• MsDynamics365

 

 

W naszej ofercie automatyzacji procesów znajduje się m.in.:

• Ticketing System
• Employee Managment System
• Inventory System
• Rental System
• Notifications System
• HR System
• Vacation System
• Training and Development System
• Anual Appraisal System
• Overhours System
• Reporting System
• ISO Quality/Document Managment
• PDF Files Generator
• Hot Desk Managment

 

Przykładowe funkcjonalności:

• Onboarding – zatrudnienie
• Offboarding – zwolnienie
• Rekrutacja
• Wnioski urlopowe
• Oceny roczne
• Systemy rozwoju pracownika
• Prośby o zatrudnienie ze strony managerów
• Zgłaszanie incydentów do IT lub innych działów

 

Korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

 

Dobrze zorganizowane i zautomatyzowane procesy firmowe przekładają się bezpośrednio na rozwój firmy, stabilność jej funkcjonowania, lepsze zarządzanie pracą zespołu przy jednoczesnej minimalizacji kosztów firmowych. Jakie jeszcze korzyści przynosi optymalizacja i automatyzacja?

• Integracja wszystkich procesów w jeden, sprawnie funkcjonujący organizm
• Doświadczony i zgrany w boju zespół specjalistów IT (z różnych obszarów)
• Poprawa efektywności pracy i czasu (Dla przykładu – wdrożenie systemu wspierającego proces zatrudnienia pracownika pozwoli zaoszczędzić ok 23 – 28 roboczogodzin w sakli miesiąca)
• Usprawnienie i zautomatyzowanie komunikacji wewnętrznej
• Lepsza organizacja obiegu dokumentów
• Minimalizacja błędów (po stronie systemu i użytkownika)
• Integracja z istniejącymi rozwiązaniami i dobrze znanymi aplikacjami
• Zabezpieczenie procesów i odpowiednie zarządzanie uprawnieniami
• Zmniejszenie kosztów firmowych
• Mobilny i wygodny dostęp do systemów i rozwiązań
• Łatwa kontrola procesów przez osoby upoważnione i zarząd
• Poprawa bezpieczeństwa przepływu informacji i lepsza ochrona danych
• Krótki czas wdrożenia – nasz zespół przygotuję projekt w mniej niż 3 tygodnie!
• Dodatkowe usługi IT i outsourcing IT
• Monitoring i raporty
• Produkty dostarczamy w języku polskim, angielskim lub niemieckim

 

Automatyzacja procesów z WBT-IT

 

Doskonale rozumiemy, że podstawową ideą niemal każdej działalności jest ciągły rozwój, zwiększanie potencjału, skali działania, zakresu i jakości oferowanych produktów, oraz usług. Żyjemy w czasach dynamicznego wzrostu technologicznego i każde przedsiębiorstwo wcześniej czy później (oczywiście lepiej wcześniej niż później) musi zmierzyć się z nowymi wyzwaniami, zmieniającymi się potrzebami klientów, musi nadążać za konkurencją, stale ulepszać swoje procesy. Chętnie w tym pomożemy!

Nasze rozwiązania i wdrożenia są oparte na wieloletnim doświadczeniu, sprawdzonym w boju zespole specjalistów IT i ścisłej współpracy z klientem. Gwarantujemy oddanie produktu w 100% dostosowanego do potrzeb Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, umów się na niezobowiązujące spotkanie i porozmawiajmy o szczegółach!