Praca zdalna w zespole

Pandemia koronawirusa zasadniczo zmieni sposób działania wielu organizacji, co w zasadzie już dzieje się na naszych oczach. Ponieważ rządy i firmy na całym świecie nakazują osobom z objawami poddania się kwarantannie, a wszystkim innym praktykowanie dystansu społecznego, praca zdalna jest naszą nową rzeczywistością. Skala i zakres tego, co widzimy w przypadku organizacji liczących 5 000 lub 10 000 pracowników, którzy bardzo szybko proszą ludzi o pracę z domu, jest niespotykana. Umówmy się, większość instytucji nie jest do tego przygotowanych.

Nasz dzisiejszy wpis ma być podpowiedzią, ma pomóc Wam w przełączeniu firmy na tryb zdalny.W jaki sposób liderzy, menedżerowie i pracownicy firmy mają dokonać tej nagłej zmiany? O czym trzeba pamiętać i jak zorganizować ten proces? Zapraszamy do naszej relacji z linii frontu 🙂

 

Wdrożenie pracy zdalnej w firmie

 

Przechodząc na tryb zdalny trzeba wziąć pod uwagę wiele aspektów, które nie zawsze sprowadzają się do kwestii technicznych. Postaramy się o nich wspomnieć, ale zacznijmy od podstaw. Na sam początek przyjrzyjmy się infrastrukturze informatycznej w firmie jako całości. Jakie rozwiązania są zastosowane? Czy ludzie mają niezbędną technologię oraz dostęp do niej? Jaki sprzęt jest na stanie. Czy ci, którzy mają laptopy, będą mogli łatwo łączyć się ze swoimi organizacjami? Czy będą mieli oprogramowanie, które jest im potrzebne do wykonywania pracy, prowadzenia rozmów konferencyjnych itp.? Co z pracownikami, którzy nie mają laptopów ani urządzeń mobilnych? Jak upewnić się, że mają dostęp do zasobów potrzebnych do pracy? Menedżerowie muszą bardzo szybko zapewnić każdemu pracownikowi pełny dostęp do niezbędnych narzędzi, najlepiej zanim padnie decyzja o przejściu na pracę zdalną. Chętnie w tym pomożemy. Kwestie doboru rozwiązań technologicznych, systemowych, narzędzi, ich konfiguracja, zabezpieczenie i monitorowanie proponujemy zostawić specjalistom. Dlatego na chwilę zapomnijmy o IT i zastanówmy jakie jeszcze elementy musimy zaplanować w ramach efektywnej pracy zdalnej w zespole.

 

Przygotowanie psychiczne 

 

Tak jak wspomnieliśmy, wdrożenie zdalnego trybu pracy nie sprowadza się tylko do sprzętu czy decyzji. To głębsza zmiana, również na poziomie organizacyjnym, a nawet mentalnym. Tak samo dla przedsiębiorców, kierowników zespołów, jak i dla samych pracowników. Postaramy się w dalszej części wpisu, pokazać to z kilku perspektyw (nie robiąc przy tej okazji poradnika w 5 tomach ;))

Dla pracownika, tak jak i dla firmy przejście na pracę zdalną oznacza spore zmiany, również w samym podejściu do organizacji, zarządzania czasem i projektami. Istotne jest rozwijać rytuały w zespole, zdyscyplinowany sposób zarządzania dniem pracy. Jako pracownik nadaj swojemu dniu rytm. Weź prysznic, ubierz się, nawet jeśli nie jest to, co zwykle nosisz do pracy, a następnie rozpocznij codzienne zajęcia. Jeśli jesteś przyzwyczajony do poruszania się fizycznie, upewnij się, że wbudowałeś to w swój dzień. Jeśli jesteś ekstrawertykiem i przyzwyczajasz się do wielu kontaktów i współpracy z innymi, upewnij się, że nadal tak się dzieje. Zadaj sobie pytanie: jak uchronić się przed izolacją oraz zachować zdrowie, wydajność i żywotność. Zrób to dla siebie i dla jakości swojej pracy. To samo dotyczy nie tylko pracowników ale też kadry zarządzającej.

 

Zespół online, a zespół stacjonarny

 

Wiadomo, na początek warto odbyć rozmowę w zespole, w firmie, na temat nowego stanu rzeczy. Jak to zrobicie zależy od was, od tego jaki na co dzień panuje klimat w waszym biurze. Możecie powiedzieć: „Hej, ludzie, witamy w innym świecie. Nie wiemy, jak długo to potrwa. Ale chcemy się upewnić, że wszyscy macie to, czego potrzebujecie”. Oczywiście kluczowe będzie nie to jak przedstawicie sytuację pracownikom, ale to jak zorganizujecie ich pracę. Im lepiej to zrobicie, tym praca zespołu będzie bardziej efektywna. Zastanówcie się: jak często się komunikować? Mail, telefon, wideo rozmowa a może Slack / Jive / Yammer? Jeśli nie korzystaliście z jednego z tych narzędzi, to może najwyższy czas?

 

Jaki jest najlepszy sposób na zdalną współpracę? Musisz pomóc ludziom zrozumieć, jak wykonywać swoje zadania, dać im narzędzia i pewność, że to działa.

 

Jedną z ważniejszych kwestii będzie z pewnością komunikacja. Praca zdalna nie powinna być przeszkodą w dalszej sprawnej wymianie informacji, danych itd. W zasadzie w modelu home office, częstotliwość kontaktów zazwyczaj rośnie. Jeśli jesteś przyzwyczajony do spotkań, rób to dalej, tylko w formie video konferencji. Nie tylko gdy masz ważną sprawę służbową. Te wirtualne spotkania mogą być bardziej niekonwencjonalne, np przerwy kawowe, wspólny lunch. Wszystkie te rzeczy mogą pomóc w utrzymaniu zdrowych relacji i połączeń, które były w biurze do tej pory. Istnieje wiele badań wskazujących, że zespoły wirtualne mogą być całkowicie równe zespołom stacjonarnym pod względem zaufania i współpracy. To wymaga tylko dyscypliny i przestawienia się w nowy tryb.

Pamiętajcie, potrzebujemy kontaktu z innymi. Czasami spotkania przy kawie bywają bardziej inspirujące i pożyteczne niż spotkania w salce konferencyjnej. To ważna część dnia pracy, która niejednokrotnie ma bezpośredni wpływ na wydajność pracowników. Niestety część managerów o tym zapomina. A przecież praca zdalna nie odbiera możliwości integracji i spotkań. Jak tworzymy je wirtualnie? Możemy wykorzystać powszechne aplikacje i komunikatory takie jak WhatsApp, WeChat lub Viber. Menedżer może zachęcać do tego rodzaju zachowań, a naszym zdaniem nawet powinien. Zwłaszcza jeśli chce mimo istniejącego dystansu, zmniejszać go między zespołem.

 

 

Zmniejszanie dystansu i zwiększanie wydajności

 

Na Amazon jest ponad 15 000 książek na temat wirtualnego środowiska pracy oraz sposobu na pracę na odległość. Dlaczego? Ponieważ jest to bardzo trudne, a menedżerowie i przedsiębiorcy muszą nad tym aktywnie pracować. Dla lepszej wydajności i jakości współpracy. Po pierwsze informacja .Upewnijcie się, że członkowie zespołu wiedzą, co dzieje się na poziomie organizacyjnym, co z klientami i ze wspólnymi celami. Komunikacja wokół nich jest niezwykle ważna.

Wydajność zespołu w systemie zdalnym wcale nie musi spadać. Można ją utrzymać, a nawet ulepszyć, ponieważ dojazdy i zakłócenia w pracy biura zniknęły. Tu dużo zależy też do umiejętności pracowników do adaptacji w nowych, domowych, warunkach. Ich indywidualna zdolność do samodzielnego pokonywania nagłych przeszkód, organizacji, itp. Dodatkową motywacją może być wdrożenie systemu pozwalającego mierzenie produktywności.

 

Mierzenie produktywności

 

Jeden z powodów dla których do tej pory sporo firm wzbraniała się przed pracą zdalną jest kwestia kontroli. W praktyce można powiedzieć – zaufania.

To epoka i czas, w którym musimy posłuchać rady Ernesta Hemingwaya: „Najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czy możesz komuś zaufać, jest zaufanie mu”.

Oczywiście są aplikacje i rozwiązania, które bez problemu pozwolą na kontrolę i mierzenie produktywności każdego pracownika pracującego zdalnie. Z tym, że nie jest idealne rozwiązanie. Można i trzeba monitorować pracę, ale dobrze jeśli opieramy się na wzajemnym zaufaniu i skupiamy się na wynikach. Dziś mamy wszystkie technologie, których potrzebujemy, aby nie tylko pracować, ale także współpracować. Nie zastąpi to jednak wzajemnego zaufania, realnego zaangażowania i tak jak wspomnieliśmy zmiany nastawienia. Nie jesteśmy w pracy, żeby w niej był, a żeby zrealizować konkretne zadania i cele. Zadaniem kadry zarządzającej będzie ich jasne określenie, a po ustalonym czasie sprawdzić w jakim stopniu zostały wykonane. Możemy to zrobić nawet bez nowoczesnych technologii, bazując na dobrej organizacji i komunikacji

 

Komunikacja w zespole

 

Wspominaliśmy już o tym jak ważne jest komunikacja. Nie tylko swobodny do niej dostęp i rozplanowanie. Spełnia ważną rolę integracyjną. To bardzo często sprowadza się do zwykłych odruchów, które towarzyszyły nam w trakcie pracy w biurze. Może się to objawiać choćby w formie porannego rytuału witania się ze wszystkimi, nie tylko w formie omawiania projektów.

W kontekście komunikacji, bardzo ważne jest utrzymanie odpowiedniego poziomu kontaktu nie tylko między pracownikami ale też z klientami. W tym przypadku jeszcze ważniejsze staje się stworzenie zasad obsługi klienta, korzystanie z mediów, wydelegowanie odpowiedzialnej osoby do tej roli. Jeśli komunikacja z Waszymi klientami i partnerami zostanie utrzymana na właściwym poziomie, jest duża szansa, że nie ucierpią na tym Wasze relacje.

 

Większa elastyczność

 

Właściciele firm i liderzy muszą być gotowi na większą elastyczność, ale też zdawać sobie sprawę, że daje to nowe możliwości. Nie jest ustępstwem, a szansą na zwiększenie efektywności pracy. Okazją na usprawnienie pracy. Czas pracy może pozostać bez zmian, wspomniana elastyczność polega bardziej na umiejętności dopasowania się do nowych warunków. Stworzenie takich zasad, które będą adekwatne do Waszej indywidualnej sytuacji w firmie. Nie ma jednego uniwersalnego modelu, który sprawdzi się w każdej sytuacji. Trzeba być zatem elastycznym, zdawać sobie sprawę, że aktualne rozwiązania trzeba zmienić i nie jest wcale takie straszne, nawet jeśli zdążyliśmy się już przyzwyczaić do obecnych.

 

 

Narzędzia do pracy zdalnej

 

Przygotowaliśmy listę narzędzi, które są ogólnie dostępne i z pewnością ułatwią Wam organizację pracy zdalnej, komunikację, przesyłanie danych itd. Nie jest to kompletna lista, bo tego rodzaju aplikacji, oprogramowania jest bardzo dużo na rynku. Trzeba wybrać te narzędzia, które będą odpowiadały Waszym konkretnym potrzebom i możliwościom. Może lepszym rozwiązaniem będzie stworzenie własnego, dedykowanego systemu? Poniżej wypisaliśmy kilka sprawdzonych narzędzi, a jeśli szukacie czegoś szytego na Waszą miarę, skontaktujcie się z nami!

 

Narzędzia wspomagające komunikację

 

• Slack, o którym już wspomnieliśmy wyżej to rodzaj komunikatora, który ułatwia na pracę w różnych zespołach i na wielu projektach. Można korzystać z niego z poziomu aplikacji oraz przeglądarki. Slack umożliwia też łatwe, intuicyjne przesyłanie danych, a komunikacja odbywa się poprzez protokół IRC, dzięki czemy sprawdza się w środowisku korporacyjnym, składającym się nawet z bardzo dużych zespołów
• Skype, który z pewnością dobrze znacie też dobrze sprawdza się w tej roli. Poza możliwością łączenia się z innymi i udostępniania ekranu czy prowadzenia oddzielnych video czatów z wieloma osobami, Skype pozwala uzyskać dedykowany numer telefonu i kontaktować się ze zwykłego telefonu. Poza tym aplikacja jest darmowa, popularna, więc nie jej wykorzystanie nie przysparza dodatkowych problemów
• Whereby to z kolei wygodne narzędzie do odbywania spotkań online w przeglądarce, bez konieczności ściągania oprogramowania i aplikacji. Proste, intuicyjne narzędzie, które pracownicy z łatwością przyswoją w krótkim czasie.
• Zoom.us – to narzędzie daje możliwość zarówno szybkich połączeń 1 na 1, jak i wieloosobowych konferencji video oraz webinarów. Ułatwia i umożliwia aktywizację uczestników poprzez quizy, ankiety i sygnalizację podniesionej dłoni.
• Teams to aplikacja dostępna w pakiecie Office 365, o którym już pisaliśmy na blogu. Teams służy do szybkiej komunikacji (czaty indywidualne i grupowe). Posiada integrację z innymi aplikacjami biurowymi z pakietu Office, co dodatkowo ułatwia wspólną pracę na jednym dokumencie Worda czy Power Pointa.

 

Narzędzia wspomagające zarządzanie projektami

 

• Bitrix24, to popularne i rozbudowane narzędzie, które z pewnością ułatwi Wam organizację zadań, zarządzanie projektami nawet z kilku niezależnych działów, na różnych płaszczyznach. To też gotowy system do monitorowania pracy, komunikacji i zarządzania, polecamy przetestować, zwłaszcza, że na czas kwarantanny udostępnione zostały niektóre opcje premium.
• Jira – to zaawansowane narzędzie dedykowane zespołom agile’owym – idealne dla samodzielnych specjalistów, jak i dla całych zespołów. Umożliwia zaawansowane monitorowanie, raportowanie, zarządzanie, przypisywanie i omawianie zadań na każdym ich etapie.
• Asana – podobnie jak Bitrix24 czy Jira, Asana to również dość rozbudowana aplikacja z wieloma wartościowymi funkcjami. Służy do zarządzania nie tylko projektami, ale w zasadzie wszystkimi niezbędnymi aktywnościami. Polecamy sprawdzić wersję darmową, bo może się okazać, że będzie w pełni wystarczająca.
• G Suite – można powiedzieć, że to narzędzie, które zawiera w sobie inne niezbędne narzędzia, a dzięki czemu staje się kompleksowym wsparcie w pracy zdalnej. Uzyskujecie dostęp między innymi do: spersonalizowanych adresów mailowych, łatwo dostępną pamięć w chmurze, google docs, google slides, google sheets, hangout chat, google keep i wiele innych funkcjonalności od Google.niami w firmie.
• Trello – to już znacznie prostsza aplikacja umożliwiająca zarządzanie projektami w modelu agile. Ma prosty interface i wygląd, korzystanie jest bardzo przejrzyste i dobrze sprawdza się w użytkowaniu mobilnym.
• Todoist to kolejny menedżer zadań, który pomoże Ci uporządkować nadmiar tasków. Narzędzie posiada funkcję list “do zrobienia” oraz możliwość monitorowania ich realizacji. Todoist to dobry wybór jeżeli pracujesz samodzielnie i potrzebujesz uporządkować nie tylko swoją pracę ale i życie codzienne, choć narzędzie umożliwia również pracę zespołową.
• Doodle – aplikacja pod planowanie spotkań, konferencji telefonicznych itp. Ogólnie mówiąc Doodle pomoże Wam efektywniej zapanować nad kalendarzem, Usprawni organizację zdalnych spotkań i zadań, a dzięki integracji z mailem, będzie też dbała, żeby nic nie wypadło Ci z głowy

 

 

Narzędzia wspomagające zarządzanie czasem

 

• Harvest – pomocny zwłaszcza jeżeli rozliczasz się ze swojej pracy na podstawie przepracowanych godzin lub zlecasz komuś zadania w takim modelu. To aplikacja która rejestruje czas pracy, dzięki czemu zarówno pracownicy, jak i kadra ma możliwość optymalizować i usprawniać pracę zdalną.
• Ti­me­ney­e, to darmowe narzędzie które powinno zaspokoić Wasze potrzeby w zakre­sie mie­rze­nia czasu pracy. Własnej, albo całego zespołu. Prosta, przejrzysta, łatwo z niej korzystać i przede wszystkim spełniająca swoją główną rolę. Do tego proponująca sporo opcji analitycznych i raportowanie na przyzwoitym poziomie.
• Rescu­eTime – popularna aplikacja online, która nie tylko mierzy czas, ale też sprawdza w jaki sposób go wykorzystujemy. Po zainstalowaniu program działa w tle, a na koniec ustalonego czasu przedstawia zestawienie i raport z naszego dnia pracy.
• Toggl – to również aplikacja która pozwala na monitorowanie czasu spędzonego na konkretnych zadaniach. Dzięki temu lepiej wykorzystasz potencjał i czas pracy. Swój i zespołu.

 

Narzędzia wspierające sprzedaż

 

• Pipedrive, to jeden z dostępnych CRMów, który ułatwia organizacje i kontrolę procesów sprzedażowych w czasie rzeczywistym. Kwalifikację leadów, kontrolę skuteczności działań sprzedażowych, organizację komunikacji itd.
• Prospero, to aplikacja dzięki której niektóre procesy sprzedażowe, w tym ofertowanie, można wygodnie i efektywnie zautomatyzować i usprawnić.
• Sanebox to aplikacja dzięki której zapanujesz nad chaosem panującym w Twojej skrzynce mailowej, zwłaszcza jeśli mailing służy Ci do obsługi procesów sprzedażowych. Aplikacja pomaga nie tylko w lepszej organizacji, ale też w utrzymywaniu porządku w swojej skrzynce mailowej. Przy dużej ilości maili i zadań sprzedażowych sprawdza się bardzo dobrze!

 

To tylko kilka wybranych narzędzi. Jest ich wręcz niezliczona ilość. Część jest płatnych, inna część całkowicie darmowa. Wybór konkretnych rozwiązań, musi opierać się na rozumieniu własnych potrzeb. Nie ma lonieczności korzystać z kilkunastu narzędzi. To może przynieść efekt odwrotny od zamierzonego i zamiast ułatwiać Wam organizację pracy zdalnej, będą powodem niepotrzebnego zamieszania i problemów z szybką komunikacją.

Tak jak dziś staraliśmy się Wam uświadomić, znacznie ważniejsza jest modyfikacja podejścia, wewnętrznej organizacji, komunikacji. A to z jakiej aplikacji będziecie korzystać jest już sprawą drugorzędną. Rewolucja w podejściu do pracy zdalnej, w obliczu pandemii, stała się faktem. Organizacje musza jak najszybciej zdać sobie z tego sprawę, bo nawet jeśli zagrożenie koronawirusem minie, może się okazać, że wiele stanowisk, czy działalności pozostanie w trybie zdalnym już na stałe. Korzyści są wyraźne, o czym mamy nadzieję będziecie mieli okazję się przekonać osobiście.

Powodzenia!