W dzisiejszym wpisie poruszymy wątek przetwarzania danych osobowych w firmie. Tak jak wspominaliśmy już wielokrotnie na naszym blogu, za ochronę danych osobowych w firmie odpowiedzialny jest administrator. Niektóre procesy biznesowe wymagają jednak zaangażowania do tego osób trzecich. Kto może przetwarzać dane osobowe w firmie i na jakich zasadach? Na co warto zwrócić uwagę? Przygotowaliśmy też wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, który możecie pobrać za darmo i wykorzystać do własnego użytku.
Czym jest upoważnienie do przetwarzania danych?
Zanim powiemy o samym upoważnieniu, warto podkreślić, że w RODO nie znajdziemy bezpośredniego obowiązku udzielania pisemnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Z drugiej strony administrator zobowiązany jest do zachowania rozliczalności wypełniania obowiązków związanych z ochroną danych. To główny powód dla którego stosuje się upoważnienia do przetwarzania danych. Dzięki tego rodzaju dokumentacji RODO, łatwiej zachować porządek i kontrolę nad procesem przetwarzania. Łatwiej też wskazać podstawy i uprawnienia w przypadku kontroli z zewnątrz.
Jeśli w Waszej firmie są pracownicy, którzy dokonują operacji na danych, powinni otrzymać odpowiednie i formalne upoważnienie od administratora. Niezależnie od tego jakie dane i w jakim stopniu przetwarzają. A czym dokładnie jest upoważnienie przetwarzania danych osobowych?
Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych jest podstawowym dokumentem nadającym uprawnienie do przetwarzania danych uprawnionym pracownikom w firmie. To najprostsza definicja. Co do zasady, upoważnienie takie jest nadawane przez administratora danych lub przez osobę, która go reprezentuje. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych upoważnienie do przetwarzania danych nadaje zatem przedsiębiorca, a w przypadku spółek – członek zarządu. Oczywiście do procesu nadawania uprawnień do przetwarzania danych można (a czasami trzeba) zaprosić też kierowników poszczególnych działów. Ważne jest bowiem dokładne określenie zakresu przetwarzania, które związane jest z funkcjonowanie danego działu w firmie, które powinno znaleźć się w dokumencie. Co jeszcze powinno znaleźć się w upoważnieniu do przetwarzania danych?
Jakie informacje powinny znaleźć się w upoważnieniu?
Mimo, że nie ma narzuconego jednego, sztywnego wzoru upoważnienia, są pewne informacje, które muszą się w nim znaleźć. Poniżej wypisaliśmy te najważniejsze, obligatoryjne. Pamiętajcie jednak, że treść i dokładną formę upoważnienia możecie dowolnie dostosować do własnych potrzeb i sytuacji.
Upoważnienie przekazania danych musi zawierać:
- data nadania upoważnienia
- dane i informacje dotyczące administratora danych osobowych
- imię, nazwisko i stanowisko osoby, której upoważnienie jest nadawane
- cel przetwarzania danych
- zakres przetwarzania (czyli określenie zbiorów danych, kategorii danych osobowych)
- identyfikator osoby upoważnionej, jeżeli dane osobowe, na jakich pracuje, przetwarzane są w systemie informatycznym;
podpis administratora lub osoby go reprezentującej - klauzula zobowiązująca upoważnioną osobę do utrzymania danych i sposobów ich zabezpieczania
- okres na jaki obowiązuje upoważnienie
- oczywiście datę i podpis osoby nadającej upoważnienie
Darmowy wzór upoważnienia do przetwarzania danych
Zgodnie z obietnicą udostępniamy Wam darmowy wzór upoważnienia przetwarzania danych osobowych (w formacie .doc). Aby go pobrać wystarczy kliknąć na poniższą grafikę. Przy tej okazji wypada wspomnieć, że dobrą praktyką byłoby równoległe prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. Zwłaszcza w większych instytucjach. Przy każdorazowym udzieleniu uprawnień do przetwarzania danych (czyli nadając upoważnienie) wypada uzupełniać ewidencję wprowadzając do niej kolejny podmiot upoważniony do przetwarzania danych w ustalonym zakresie.
Mamy nadzieję, że udostępniony dokument będzie Wam pomocny. Najlepiej jeśli potraktujecie go jako ogólny wzór upoważnienia do przetwarzania danych w firmie i na jego bazie stworzycie swój własny. Taki, który w pełni będzie odpowiadał Waszym potrzebom. Taki który będzie odnosił się bezpośrednio do Waszej sytuacji, a jednocześnie będzie w pełni zabezpieczał administratora w razie kontroli lub wątpliwości co do ochrony danych w firmie.
Jeśli macie dodatkowe uwagi, zachęcamy do bezpośredniego kontaktu. Na naszym blogu znajdziecie więcej wpisów poświęconych RODO, jak również inne wzory dokumentów, które możecie bezpłatnie pobrać. Na przykład wzór zgody na przetwarzanie danych, klauzuli informacyjnej, czy umowy powierzenia danych. Pamiętajcie też, że możecie skorzystać z naszych konsultacji biznesowych albo powierzyć nam rolę Inspektora Ochrony Danych w Waszej firmie.
Zapraszamy do kontaktu!
