Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – darmowy wzór

RODO z jednej strony wprowadziło szereg nowych terminów, przepisów i uporządkowało część z nich. Z drugiej strony nie zmieniło diametralnie obowiązujących definicji ani zasad, między innymi w kontekście zgody na przetwarzanie danych osobowych. W większości przypadków zgoda jest niezbędna, aby dane przetwarzać. W jakich przypadkach? Co powinniście wiedzieć na temat zgody na przetwarzanie danych osobowych? Co powinna zawierać, aby była zgodna z RODO? W dzisiejszym wpisie dowiecie się na ten temat więcej, mamy też dla Was darmowy wzór do pobrania. Zapraszamy!

Zgoda na przetwarzanie danych – najważniejsze informacje

Zacznijmy od podstaw, czyli tego czym w ogóle jest zgoda na przetwarzanie danych. Mówiąc wprost, to okazanie woli w formie oświadczenia, lub działania potwierdzającego udzielenie zgody na przetwarzanie danych osoby, której te dane dotyczą. RODO podkreśliło wagę zgody na przetwarzanie, zaznaczając, że nie może być domniemana lub dorozumiana. Powinna być jednoznaczna, dobrowolna, a w razie potrzeby możliwa do wykazania. Powinna też jasno określać cel jakiemu przyświeca. Warto pamiętać, że może być w każdej chwili odwołana przez osobę, której dane dotyczą.

Zgoda, jest jedną z przesłanek, która daje nam prawo do przetwarzania danych. Wypełnienie jednej przesłanki, daje nam prawo do przetwarzania danych. Jakie to przesłanki?

• zgoda na przetwarzanie danych przez osobę której dane dotyczą
• realizacja uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa
• realizacja umowy, gdy jedną ze stron umowy jest osoba, której dane są przetwarzane (wliczamy tu też działania prowadzące do podpisania umowy z tą osobą)
• realizacja określonych prawem działań dla dobra publicznego
• prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez administratorów danych

Dla większości zapewne jest to jasne i oczywiste ale wypada podkreślić. Wymuszanie zgód, jak również uzależnianie od niej realizacji umowy jest niedopuszczalne. Niedopełnienie niezbędnych warunków, skutkuje działaniem niezgodnym z prawem i jak można się domyślać – podlega karze. Jakie kary grożą za przetwarzanie danych w sprzeczności z RODO? Opowiadaliśmy o tym niedawno na blogu, zajrzyjcie tutaj, jeśli jeszcze nie czytaliście tego wpisu.

Z jednej strony warto podkreślić, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie może być łączona ze zgodami innej treści. Musi być swobodnie wyrażona. Z drugiej strony nie zawsze będzie niezbędna. Wyżej wymieniliśmy podstawowe przesłanki do przetwarzania danych. Wystarczy spełnić jedną z nich, aby móc przetwarzać dane. A co powinna zawierać zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

Co powinna zawierać zgoda na przetwarzanie – wzór do pobrania

RODO nie narzuca jednego słusznego wzorca zgody na przetwarzanie danych osobowych. W końcu jej treść jest zależna od kilku zmiennych, które powinny zostać uwzględnione i w zależności od firmy i  przypadku mogą być różne. Tak jak choćby cele przetwarzania danych, które musza być jasno określone indywidualnie dla każdej zgody. Należy ją zatem dostosować pod konkretny, indywidualny cel i warunki związane z charakterem przetwarzania danych.

Mimo tego, że nie ma jednoznacznie brzmiących zasad co do treści zgody, to jest kilka elementów, które muszą się w niej znaleźć. Do najważniejszych należą:

• jasno przedstawiony cel przetwarzania danych
• wskazanie zakresu przetwarzania danych
• informacje o administratorze danych osobowych
• informację o możliwości cofnięcia zgody

Mimo, że wzór zgody na przetwarzanie danych nie jest skomplikowanym dokumentem i samodzielne stworzenie go raczej nie powinno być dużym wyzwaniem, nadal można spotkać w Internecie błędne przykłady. Aby rozwiać wątpliwości i ułatwić Wam zadanie, przygotowaliśmy poprawny wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych, który udostępniamy poniżej. Potraktujcie go jako wzór wyjściowy, który należy odpowiednio zmodyfikować pod własne cele.

Możecie pobrać go klikając na poniższą grafikę:

Na koniec małe podsumowanie:

• zgoda musi być dobrowolna (oznacza, to że osoba, której dane dotyczą ma faktycznie wolny wybór co do udzielenia zgody oraz może jej odmówić lub ją wycofać w dowolnym czasie)
• musi być konkretna i swobodna
• zgoda musi być w pełni świadoma (obowiązek informacyjny)
• musi być jednoznaczna (nie mogą istnieć wątpliwości co do intencji)
• zgoda na przetwarzanie danych musi zawierać cel i zakres przetwarzania danych, musi zawierać informacje o administratorze danych osobowych i informację o możliwości cofnięcia zgody
• każda zgoda musi być możliwa do udowodnienia i rozliczalna
• wycofanie zgody powinno być równie łatwe, co jej udzielenie

Mimo, że administratorzy danych otrzymali dużą dowolność w zakresie ochrony procesów przetwarzania danych osobowych, muszą jednak pamiętać, aby w razie potrzeby być wstanie wykazać ich prawidłowość. Dlatego ważną kwestią jest archiwizacja podpisanych zgód. W przypadku odbierania zgód w formie elektronicznej, np. za pomocą checkboxa, system informatyczny powinien zapisywać adres IP oraz datę zaznaczenia checkboxa. Dopuszczalne jest również zbieranie zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozmowie telefonicznej. Pod warunkiem, że rozmowa jest nagrywana, o czym oczywiście trzeba poinformować rozmówcę.

Jeśli macie dodatkowe pytania dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych, albo wzoru jaki udostępniliście – skontaktujcie się z nami, albo dajcie znać w komentarzach. Jednocześnie zapraszamy do współpracy jeśli chodzi o wdrożenia i usługi RODO dla firm. Jesteśmy do Waszej dyspozycji!