Dzisiejszy artykuł jest głównie po to, abyście mogli usystematyzować najważniejsze informacje na temat usług informatycznych i outsourcingu IT. Dla przedsiębiorców, którzy nie są w temacie, będzie to zgrabne podsumowanie najważniejszych informacji. Dzięki temu łatwiej będzie zrozumieć własne potrzeby i oczekiwania względem obsługi informatycznej. Natomiast dla osób, które mają świadomość co dokładnie kryje się pod pojęciem, którzy mają świadomość jak ważna jest profesjonalna obsługa IT do rozwoju firmy, będzie to z kolei dobra podpowiedź jak wybrać odpowiednią firmę IT i outsourcing.

 

Usługi informatyczne – czyli co?

 

Usługi informatyczne to bardzo pojemne pojęcie, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy światem rządzą komputery i Internet. Jak można się domyślać to nie ułatwia podania standardowej definicji. Rozwój i postęp technologiczny sprawia, że cały czas ta definicja się poszerza.

Można jednak powiedzieć, że usługi informatyczne to wszystkie usługi związane ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, technologią, przetwarzaniem danych i bezpieczeństwem w cyfrowym świecie. Choć nadal można się spotkać ze stereotypowym postrzeganiem informatyka głównie jako serwisanta sprzętu, to warto pamiętać, że ich usługi są znacznie szersze. Rozwijają się wraz z rozwojem technologicznym. Tempo zachodzących zmian jest bardzo duże, już od dłuższego czasu jesteśmy świadkami i uczestnikami pewnego rodzaju technologicznej rewolucji (albo ewolucji – w zależności od podejścia ;)).

Aby dowiedzieć się i ustalić czym są usługi informatyczne, najlepiej będzie posłużyć kilkoma przykładami. Ciężko byłoby podać wszystkie rodzaje usług, dlatego skupiliśmy się na tych najczęściej spotykanych.

 

Przykłady usług informatycznych

 

 

Usługi informatyczne mogą mieć różny charakter. Nie muszą być jednorazowe. Co więcej, niektóre wręcz muszą być przeprowadzane cyklicznie i regularnie co jakiś czas. Wiele zależy tu od konkretnych potrzeb danej organizacji i poszczególnych osób, oraz od zakresu wybranych usług. Jak widzicie w powyższych przykładach, mogą mieć zróżnicowany charakter, skalę i dotyczyć zupełnie różnych procesów i obszarów. Im większa firma, tym więcej usług informatycznych będziecie potrzebować. Szczególnie w branżach, które aktywnie korzystając z nowych technologii. I tu dochodzimy do najważniejszej sprawy. Usługi informatyczne zazwyczaj są bardzo elastyczne. Daje to możliwość optymalnego dostosowania ich do różnych środowisk. To sprawia, że można, a nawet trzeba, dostosować je pod indywidualne potrzeby i oczekiwania firmy.

Jeśli wiecie jakiego wsparcia potrzebujecie i z czego ma się składać obsługa informatyczna w Waszej firmie, to połowa drogi już za Wami (często ta cięższa). Pozostaje teraz zdecydować czy chcecie zatrudnić samodzielnego informatyka, czy też skorzystać z outsourcingu IT. Mamy dla Was kilka praktycznych wskazówek w tym temacie.

 

Własny informatyk czy outsourcing IT?

 

Outsourcing IT polega, na przekazaniu zarządzania firmową infrastrukturą IT informatykom z zewnętrznej firmy. Chodzi o możliwość korzystania z określonych usług informatycznych bez konieczności zatrudniania własnego specjalisty. Z drugiej strony, zatrudnienie własnego informatyka w żaden sposób nie przekreśla możliwości skorzystania z dobrodziejstw outsourcingu. Zwłaszcza, że raczej nie ma takich specjalistów, którzy znaliby się na wszystkim i mieliby możliwość zaopiekować się kompleksowo całym zapleczem informatycznym. Firma IT, która świadczy usługi w ramach outsourcingu i ma w zespole specjalistów z różnych dziedzin, już taką możliwość posiada. W końcu co 10 głów to nie jedna 😉

Jako firma proponująca outsourcing IT nie chcemy Was odciągać od pomysłu zatrudniania informatyka. Tak naprawdę część naszych klientów korzysta z naszych usług informatycznych, jednocześnie posiadając w swoim zespole informatyka albo nawet kilku. Można to zgrabnie połączyć rozdzielając poszczególne zadania między jednych i drugich. Z resztą bardzo lubimy taką sytuację, bo nie trzeba każdorazowo tłumaczyć pewnych branżowych pojęć. Łatwiej i sprawniej komunikuje się z kimś, kto ma już jakąś wiedzę techniczną i rozeznanie w IT. Nie ma jednak co ukrywać – zatrudnienie własnego informatyka jest droższe. Nie chodzi tylko o samą pensję (która zazwyczaj jest kilkukrotnie wyższa niż koszty outsourcingu) ale też o konieczność stworzenia dodatkowego miejsca pracy, do tego formalności kadrowe, księgowe, organizacyjne…

Jeśli chodzi o koszty outsourcingu, to wycena opiera się między innymi na ilości komputerów, stanowisk, oprogramowaniu oraz administracji serwerami. Od tego też będzie zależeć wycena usług informatycznych i ich zakres. U nas jest podobnie. Pierwsze wyceny przygotowujemy w oparciu o indywidualne cechy danego przedsiębiorstwa, w tym właśnie liczbę serwerów, stanowisk i konkretne potrzeby firmy. Dzięki temu płacisz nie tylko mniej ale też dokładnie za to, czego potrzebujesz.

Co zatem będzie lepsze? Własny informatyk, czy outsourcing IT? Ogólnie polecamy oba rozwiązania. Najgorsze co możecie zrobić to pozostawić własną firmę bez żadnej opieki informatycznej. Kluczowe, tak jak już wspomnieliśmy, jest dostosowanie usług do biznesowych potrzeb. Czasem wystarczy samodzielny informatyk w firmie, czasem konieczny będzie kompleksowy outsourcing. Na pewno korzyść outsourcingu przemawia kilka ważnych argumentów, które podsumowaliśmy poniżej.

 

Dlaczego warto skorzystać z outsourcingu?

 

  • niższe koszty niż zatrudnienie własnego informatyka
  • pełna odpowiedzialność za jakość usług informatycznych i ewentualne błędy
  • większy wybór i zakres usług informatycznych
  • elastyczność współpracy (warunki ustalane indywidualnie)
  • możliwość swobodnego rozwoju współpracy o nowe usługi
  • zamiast jednego informatyka, masz do dyspozycji cały zespół (nawet jeśli do obsługi przypisany jest jeden specjalista, to za plecami ma całą firmę)
  • doświadczenie (w tym branżowe), wypracowane standardy i sprawdzone rozwiązania
  • możliwość skoncentrowania się na kluczowych kompetencjach i rozwoju przedsiębiorstwa (budowanie przewagi konkurenckiej)
  • dostęp do nowoczesnych rozwiązań IT

 

usługi IT outsourcing

 

Kiedy warto skorzystać z usług informatycznych?

 

Kiedy warto skorzystać z usług informatycznych? Zawsze gdy jest to potrzebne! W niektórych kwestiach, takich jak bezpieczeństwo nie warto jednak czekać aż pojawi się konkretny problem czy awaria. Wtedy może być już za późno na pomoc. Dlatego z niektórych usług warto skorzystać już na początku swojej działalności. Inne będą przydatne dopiero na kolejnych etapach biznesowego rozwoju. Poniżej kilka przykładów.

 

Kiedy warto skorzystać z usług IT?

 

  • Gdy w firmie powstają nowe stanowiska pracy i musisz zapewnić pracownikom sprzęt komputerowy, oprogramowanie, które trzeba jeszcze zaimplementować w istniejącym środowisku.
  • Gdy pojawią się nowe przepisy, które będą wymagały znaczących zmian w firmie (organizacyjnych, techniczny itd.), tak jak na przykład było w przypadku RODO
  • Gdy planujesz poszerzyć swoją ofertę, rozwijać poszczególne działy firmowe
  • Gdy chcesz zabezpieczyć swój biznes i poprawić cyberbezpieczeństwo
  • Gdy chcesz mieć dostęp do konsultacji, bieżącego wsparcia techników
  • Gdy planujesz zakup sprzętu, oprogramowania albo jakikolwiek rozwój aktualnej infrastruktury
  • Gdy chcesz mieć pewność, że awaria sieci albo sprzętu nie zakłóci prawidłowego funkcjonowania firmy
  • Gdy chciałbyś poprawić i zoptymalizować wybrane procesy w firmie

 

Z obsługi IT warto skorzystać również w przypadku, gdy zależy nam nie tylko na jakości usług ale też na czasie. Samodzielna próba rozwiazywania pewnych problemów powoduje dezorganizację, często pogłębia problem w firmie. Wsparcie informatyków pozwoli szybko go naprawić i co ważne – uniknąć w przyszłości.

 

Jak wybrać firmę informatyczną?

 

Na rynku jest naprawdę dużo firm, które świadczą usługi informatyczne na zasadzie outsourcingu. Tak jak to często bywa (w każdej branży), wśród nich znajdują się firmy godne polecenia i nie. Dużym wyzwaniem będzie wybór tej jednej, natomiast nie znaczy to, że jesteście skazani na porażkę. Jakiś czas temu podpowiadaliśmy Wam na co trzeba zwrócić uwagę wybierając firmę informatyczną. Zachęcamy do zapoznania się z tym podsumowaniem – podobnie jak dziś, staraliśmy się być obiektywni. Aby dobrze wybrać firmę informatyczną, trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów. Wiąże się to niejednokrotnie z koniecznością przeprowadzenia researchu albo umówienia spotkania. Czas i wysiłek jaki włożycie w poszukiwania i weryfikację firmy IT, zwróci się Wam w postaci dobrego partnera biznesowego. A na pewno zmniejsza ryzyko trafienia w niewłaściwe ręce.

 

10 rzeczy, na które musisz zwrócić uwagę wybierając firmę informatyczną:

 

  • Doświadczenie – to jak długo dana firma działa w branży, czym się zajmuje, jakie ma sukcesy, z jakimi wyzwaniami musiała się zmierzyć i z jakim efektem – to nieocenione źródło wiedzy i bardzo konkretna wskazówka jakiej współpracy możecie się spodziewać.
  • Kwestia bezpieczeństwa – firma IT musi wiedzieć jak skutecznie zabezpieczać Wasze dane firmowe, zaproponować rozwiązania, które realnie podniosą bezpieczeństwo Waszej firmy. Ważne będzie jakie mają wypracowane standardy, jakie narzędzia i podejście.
  • Aktualna wiedza – Musicie być przekonani, że wsparcie IT jakie otrzymujecie jest wysokiej jakości. To znaczy, że opiera się na fachowej i specjalistycznej wiedzy. To z kolei sprowadza głównie do kompetencji specjalistów IT, czyli ludzi którzy będą opiekować się Waszą firmą.
  • Zespół –  decydując się na outsourcing IT i współpracę z zewnętrzną firmą, tak naprawdę nawiązujecie współpracę z konkretnymi ludźmi, którzy tworzą daną markę. Dlatego dla własnego dobra dobrze będzie ich po prostu poznać. Umówić się na spotkanie, konsultacje. Może zanim nawiążecie stałą współpracę, warto skorzystać z doradztwa, albo jednorazowej usługi informatycznej i sprawdzić to w praktyce?
  • Podejście do współpracy i zaangażowanie – podejście do klienta, do negocjacji, rozmów, podejście do problemów, wyzwań i realizacji założonych planów, jest kluczowe dla współpracy. Może się to objawiać w różny sposób, mieć różną formę ale generalnie zawsze jest pozytywnym impulsem.
  • Organizacja pracy – od tego będzie zależała efektywność współpracy i obsługi IT. Pierwszy sygnał to odpowiedź na Wasze zapytanie ofertowe. Jak szybko otrzymaliście kontakt zwrotny? Czy przesłana propozycja uwzględnia szczegóły Waszego zapytania? Niby takie detale, ale powinny być dla Was wymowne. Ważne jest czy dana firma IT ma sprawdzone rozwiązania jeśli chodzi o system helpdesk, obsługę klienta, system reagowania w przypadku awarii itd. Dobra organizacja pracy przełoży się na prawidłowe funkcjonowanie Waszej firmy i będzie rzutowało na przebieg całej obsługi informatycznej.
  • Specjalizacja – jeśli dana firma informatyczna ma interesującą Was specjalizację, na pewno będzie to dobry znak, aby zapoznać się z jej ofertą. Rośnie bowiem szansa, że dobrze zna specyfikę branży w jakiej działacie, ma też rozwiązania i narzędzia, które się sprawdzają w danym środowisku.
  • Rozwój współpracy – warto sprawdzić i upewnić się, że firma dobrze sobie radzi na rynku, śledzi trendy, rozwija swoją ofertę. Dzięki temu będzie mogła wspierać Wasz rozwój, a współpraca będzie nadążać za Waszymi potrzebami, które mogą zmieniać się dość dynamicznie.
  • Renoma i opinie – kolejna ważna sprawa, której nie mogło zabraknąć w tym zestawieniu. Opinie klientów są wartościową wskazówką, a jeszcze większą moc mają referencje i polecenia od zaufanych znajomych.
  • Cena usług informatycznych – w praktyce nie zawsze najtańsza oferta będzie dla Was wartościowa. Wręcz przeciwnie. Patrząc na to jak duże znaczenie ma jakość usług informatycznych, zbyt niska cena powinna zastanawiać. Ważniejsze od rozmiaru kosztów jest to, co się w tej cenie się rzeczywiście zawiera. Może warto zapłacić trochę więcej, a w zamian otrzymać SLA na większym poziomie (Service Level Agreement – umowa dot. poziomu usług), szybszy czas reakcji i większą dyspozycyjność specjalistów IT?

 

Mamy nadzieję, że dzisiejsze podsumowanie ułatwi Wam zrozumienie własnych potrzeb, jak również wybranie odpowiednich usług informatycznych do własnej firmy. Zachęcamy oczywiście do skorzystania z naszej oferty i obsługi informatycznej. Tylko nie zapomnijcie nas przed tym sprawdzić 😉 Możecie umówić się z nami na niezobowiązujące spotkanie połączone z konsultacjami i poznać specjalistów, którzy będą opiekować się Waszym IT. Porozmawiajmy o szczegółach!

 

Poradniki Usługi informatyczne – co musisz wiedzieć?