Telekonferencja jest powszechnie wykorzystywaną formą komunikacji grupowej. Nie od wczoraj i nie tylko w środowisku firmowym. W ostatnim czasie zyskała jednak na znaczeniu. Głównie z powodu pandemii koronawirusa i związanej z nią izolacją. Wiele firm przełączyło się na tryb zdalnej pracy, co znacznie zwiększyło popyt na rozwiązania takie jak video konferencja. To też stało się impulsem do napisania dzisiejszego wpisu, w którym podsumujemy najważniejsze informacje, zasady i podpowiemy z jakich narzędzi warto korzystać.
Telekonferencja – najważniejsze informacje
To jedna z wielu metod komunikowania się z ludźmi, którzy z różnych względów nie przebywają w tym samym miejscu. O ustalonej porze, zaproszeni uczestnicy podłączają się do wspólnej rozmowy video poprzez komputer lub urządzenia mobilne. To proste i efektowne rozwiązanie, które nie wymaga ani specjalistycznej wiedzy, ani umiejętności. Zwłaszcza przy obecnym, dużym wyborze aplikacji i narzędzi.
Dostępność i mobilność to nie jedyne korzyści jakie płyną z aktywnego korzystania z telekonferencji. Dzięki temu możemy usprawnić komunikację w zespole. To też spora oszczędność czasu oraz pieniędzy. Zwłaszcza w przypadku większych zespołów i związanych z tym kosztów organizacyjnych. Telekonferencja pozwala na wygodną i sprawną organizację spotkania z współpracownikami bez konieczności specjalnych przygotowań, czy planowania terminu z wyprzedzeniem. To sprawdza się wyjątkowo dobrze, gdy pojawia się problem albo pomysł wymagający pilnego omówienia. Można zatem śmiało powiedzieć, że w wielu przypadkach telekonferencja usprawnia i przyspiesza pracę w firmie.
Warto wspomnieć też o wygodzie. Każdy jest w stanie zapewnić sobie komfortowe warunki we własnym zakresie. Biorąc pod uwagę, że dla każdego pod hasłem „wygoda” może kryć się coś zupełnie innego. Gdy wszyscy uczestnicy spotkania lądują w jednym miejscu, indywidualne potrzeby schodzą na dalszy plan. W przypadku spotkania w formie zdalnej, każdy może o to zadbać indywidualnie. Oczywiście wspomniane korzyści uda nam się osiągnąć w momencie kiedy dobrze zorganizujemy video konferencję. Jak to zrobić? Mamy dla Was kilka praktycznych porad.
Telekonferencja – dobre praktyki
Niezależnie czy jesteśmy organizatorami czy tylko bierzemy w nim udział, jest kilka dobrych praktyk które powinniśmy wziąć sobie do serca. Dzięki temu unikniecie zbędnego zamieszania i w niezakłócony sposób będziecie mogli skorzystać z telekonferencji. Stworzyliśmy swojego rodzaju dekalog telekonferencji, oto najważniejsze punkty:
- Sprawdź i przygotuj sprzęt swój (bateria w laptopie, zestaw słuchawkowy itp)
- Przygotuj miejsce do telekonferencji (najlepiej wydzielone, spokojne pomieszczenie)
- Zaplanuj telekonferencję – czas, cel i główne punkty rozmowy (plan, agenda)
- Poinformuj o tym uczestników (zaproszenie, data, godzina, potwierdzenie obecności)
- Poznaj i wybierz narzędzia do video rozmowy (o tym w dalszej części wpisu)
- Przywitaj się z uczestnikami, bądź aktywny (a w przypadku prowadzenia telekonferencji – aktywizuj uczestników)
- Rób notatki
- Pamiętaj o zasadach savoir vivre w trakcie spotkania
- Pilnuj porządku ale i swobody (dobrej atmosfery) w trakcie konferencji
- Na koniec podsumuj najważniejsze ustalenia i zamień je na zadania
Jeśli uważacie, że do powyższych dobrych praktyk, które trochę wyolbrzymiając określiliśmy jako dekalog, należy dodać inne, to śmiało. Dajcie znać w komentarzach, co jeszcze powinno znaleźć się w takim dekalogu telekonferencji!
Jak wybrać odpowiednie narzędzia do telekonferencji?
A teraz przejdźmy do narzędzi, które umożliwią albo ułatwią Wam organizację telekonferencji. Na rynku jest ich naprawdę dużo. Bardziej amatorskie albo profesjonalne, płatne oraz darmowe. Podejrzewamy, że macie je już w swoich komputerach i telefonach, nawet jeśli nie zdawaliście sobie z tego sprawy 🙂
Jeśli nie macie żadnych sprawdzonych rozwiązań i aplikacji, będziecie musieli wybrać coś z aktualnych propozycji jakie znajdziecie na rynku. To paradoksalnie może nie być prostym zadaniem, wybór jest ogromny. Aby go Wam ułatwić podpowiadamy na co zwrócić uwagę wybierając narzędzia do telekonferencji.
Co będzie ważne przy wyborze narzędzia do telekonferencji:
- funkcjonalność – czyli główne kryterium. Musicie wiedzieć czego oczekujecie od danego narzędzia, to podstawa. Będziecie wykorzystywać aplikację tylko w podstawowym zakresie, czy zależy Wam na opcjach dodatkowych takich jak udostępnianie agendy spotkania, automatyzacji niektórych procesów (np. zapraszania na rozmowę), udostępnianie plików i dokumentów?
- bezpieczeństwo – to w zasadzie jeden z bardziej istotnych czynników. Warto przyjrzeć się danej aplikacji czy na pewno chroni Wasze dane i komunikację. W jaki sposób narzędzie chroni nasze rozmowy i ochrania przed niepowołanym dostępem do nich osób trzecich? Szczególnie warto przyjrzeć się bezpłatnym narzędziom, tam zazwyczaj jest z tym największy problem.
- cena – tu chodzi bardziej o sens inwestycji. Może się okazać, że płatne narzędzie nie jest żadnym innowacyjnym rozwiązaniem. Jeśli ma podobne cechy i możliwości co darmowa aplikacja, bez sensu inwestować w to środki. Z drugiej strony warto się upewnić czy darmowa aplikacja rzeczywiście jest darmowa. Często podstawowe funkcje są bezpłatne, a te bardziej zaawansowane już nie…
- dostępność – jeśli znamy swoje preferencje, wiemy na jakich funkcjonalnościach nam zależy, pozostaje sprawdzić czy na rynku jest dostępne odpowiednie narzędzie. Pamiętajcie, że jeśli go nie znajdziecie, jest możliwość stworzenia dedykowanego rozwiązania, które będzie przygotowane bezpośrednio pod Wasze indywidualne oczekiwania.
- niezawodność – to ważny czynnik, bo wszystkim zależy na tym, aby telekonferencje odbywały się bez zakłóceń. A jeśli coś będzie nie tak, czy dostawca narzędzia bierze odpowiedzialność za jego niezawodność? Może oferuje pomoc techniczną? Zwróćcie na to uwagę!
- jakość – tu niestety często nie ma innej drogi, jak przetestowanie danej aplikacji czy oprogramowania. Przez podjęciem decyzji o wyborze danego urządzenia warto sprawdzić jaka jest jakość nagrania, dźwięku. Trzeba będzie podjąć decyzję czy akceptujemy zakłócenia jakie często niesie transfer dźwięku oparty na internetowej technologii VoIP czy zależy nam na nieskazitelnej jakości, na przykład dzięki wykorzystaniu komutowanej sieci telefonicznej?
- międzynarodowa telekonferencja – jeśli pracujecie w międzynarodowym środowisku, będziecie prowadzić rozmowy z osobami przebywającymi za granicą, ważne będzie czy w danym narzędziu są możliwe tanie międzynarodowe numery dostępowe.
Jeśli nie potrzebujecie zaawansowanych opcji, polecamy korzystać z narzędzi, które już znacie. Oszczędzi Wam to zbędnego zamieszania, dodatkowych wydatków, konieczności wdrażania i oswajania się z nowymi aplikacjami. Sprawdźcie tylko, czy aby na pewno chroni Was i Wasze dane w odpowiedni sposób. Jeśli do tej pory nie potrzebowaliście tego typu aplikacji i narzędzi, mamy dla Was kilka podpowiedzi. Poniżej kilka propozycji popularnych narzędzi do organizacji telekonferencji wraz z linkami, gdzie będziecie mogli znaleźć więcej szczegółów i konkretów.
10 narzędzi do telekonferencji:
Tak jak wspominaliśmy, dostępnych narzędzi do telekonferencji jest bardzo dużo. Wybraliśmy te popularniejsze i polecane (sprawdzone) przez nas. Natomiast jeśli pominęliśmy jakieś sprawdzone przez Was rozwiązanie, które jest warte polecenia – dajcie znać w komentarzach.
Samych udanych telekonferencji!
