Jak zabezpieczyć firmową pocztę?

Firmowa poczta elektroniczna to często jeden z słabszych punktów w systemie bezpieczeństwa firmowego IT. To jeden z obszarów, najbardziej narażonych na ataki cyberprzestępców. Z drugiej strony, czy można wyobrazić sobie, że dziś jakaś firma całkowicie rezygnuje z komunikacji mailowej?

A skoro niemal każda firma korzysta z tej formy komunikacji, zastanówmy się jak zabezpieczyć firmową pocztę i dlaczego jest to takie ważne.

 

Firmowa poczta – dlaczego trzeba ją chronić?

 

Poczta elektroniczna to jeden z najpopularniejszych sposobów komunikacji, nie tylko w firmach. Sami przecież chętnie korzystamy z niej na co dzień. Statystyki dobitnie to pokazują. W 2017 roku całkowita liczba wysłanych i odebranych wiadomości email wynosiła ponad 225,3 miliardów. Jak można się domyślać ta liczba cały czas sukcesywnie rośnie.

Komunikacja mailowa się rozwija. Poczty elektronicznej używa ponad 3,7 miliarda osób, czyli prawie 50% całej populacji. Duży w tym udział mają użytkownicy firmowi. To jedna z najpopularniejszych form kontaktów biznesowych. Zarówno jeśli chodzi o klientów, jak również o komunikację wewnętrzną. Wykorzystujemy ją do przesyłania plików, dokumentów, danych. Z resztą co my Wam będziemy tłumaczyć 😊

Wraz z rosnącą popularnością poczty e-mail, rośnie też liczba zagrożeń, które są związane z jej wykorzystywaniem. Wirusy, trojany, ataki cyberprzestępców mogą skutecznie utrudnić funkcjonowanie firmy, co z kolei będzie miało poważne konsekwencje biznesowe i wizerunkowe. Dlatego tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie firmowej poczty i właśnie dlatego podpowiemy Wam w dzisiejszym wpisie jak to robić. Również (a może przede wszystkim) w kontekście RODO.

 

Jak chronić pocztę firmową?

 

Pomocne w skutecznej ochronie firmowej poczty są z pewnością zabezpieczenia technologiczne, specjalne oprogramowanie i dedykowane rozwiązania IT. Nie ma potrzeby wymyślać koła na nowo. Od lat funkcjonują pewne uniwersalne, sprawdzone sposoby, które po prostu trzeba wdrożyć w firmie. Może nie zapewnią nam 100% ochrony, ale znacząco ją poprawią, niwelując czynniki ryzyka.

Wszystkie transmisje danych wewnątrz i na zewnątrz firmy, powinny być zakodowane. To podstawowa sprawa, która uniemożliwi dostęp do danych osobom niepowołanym. Najczęściej wykorzystuje się protokół szyfrowania SSL, który odpowiada za bezpieczeństwo przesyłanych danych w protokole HTML. Trzeba tylko pamiętać, aby odpowiednio skonfigurować oprogramowanie dla każdego użytkownika w firmie.

Innym protokołem pomocnym w ochronie firmowej poczty jest SMTP, który służy do autoryzacji użytkownika. Dzięki niemu dostęp do skrzynki ma tylko upoważniona osoba. Ogólnie polecamy wyłączenie nieszyfrowanego dostępu do poczty na serwerze. W ramach „dmuchania na zimne”, które należy do najskuteczniejszych narzędzi do walki z wszelkimi problemami. Zgodzicie się?

Oczywiście niezbędne jest też zainstalowanie programu antywirusowego i jego konfiguracja, tak aby odpowiadał naszym oczekiwaniom i wychodził naprzeciw zagrożeniom. Nie zapominając oczywiście o regularnych aktualizacjach. To kolejne podstawy, które jednak w nawale codziennych spraw mogą umknąć.

Konieczne wydaje się też sprawdzenie jaki poziom zabezpieczeń gwarantuje nasz dostawca poczty. Firmy hostingowe starają się dbać o bezpieczeństwo swoich klientów, ale jak wiadomo – z różnym skutkiem. Niby każda firma deklaruje dbałość o bezpieczeństwo. Warto jest jednak sprawdzić szczegóły, zweryfikować hasła reklamowe i w zależności od warunków, wybrać odpowiedniego usługodawcę. Na serwerach pocztowych muszą funkcjonować filtry antyspamowe i antywirusowe.

Innym sposobem na utrzymanie bezpieczeństwa poczty elektronicznej, są kopie bezpieczeństwa. „Backupy” pozwalają na przywrócenie danych w razie ich utraty, wykasowania lub przechwycenia. To nasze koło ratunkowe w przypadku większych problemów i awarii.

Co ciekawe to nie wirusy czy ataki cyberprzestępców stanowią często największe zagrożenie dla bezpieczeństwa firmowej poczty, a użytkownicy. To człowiek jest często najsłabszym ogniwem. Dlatego jednym z najlepszych zabezpieczeń jest odpowiednie przeszkolenie pracowników firmy.

Chodzi zarówno o umiejętne korzystanie z oprogramowania antywirusowego, programów obsługujących pocztę elektroniczną, ale też o świadomość zagrożeń i wypracowanie pewnych standardów pracy w firmie. Jeśli pracownicy będą wyczuleni, aby nie klikać w podejrzane linki, nie otwierać załączników z nieznanych źródeł, będą odpowiedzialnie podchodzić do kwestii bezpieczeństwa, odpowiednio chronić swoje dane dostępowe i hasła – możecie być pewni, że ryzyko zagrożeń mocno spadnie. Pamiętajcie tylko, że dotyczy to nie tylko firmowych komputerów, ale też urządzeń mobilnych.

W interesie każdej firmy jest, aby pracownicy zostali odpowiednio poinstruowani i przygotowani do korzystania z firmowej poczty. Zwłaszcza w świetle nowych przepisów rozporządzenia o ochronie danych osobowych. RODO wprowadza bowiem pewne zmiany, których zignorowanie może wiązać się z surowymi sankcjami.

 

Firmowa poczta, a RODO

 

O RODO pisaliśmy już sporo. Niedawno odświeżyliśmy też nasz poradnik, w którym znajdziecie sporo praktycznych wskazówek jak chronić dane w firmie, w zgodzie z nowymi regulacjami. Zapisując się do naszego newslettera – otrzymacie ten poradnik za darmo. Zachęcamy do skorzystania.

Tak jak już wspomnieliśmy, pocztą firmową często przesyłamy dokumenty i informacje zawierające dane osobowe. Czasami już same adresy mailowe zawierające imię i nazwisko, to dane osobowe w rozumieniu RODO. Za prawidłowe przetwarzanie danych przy pomocy firmowej poczty, odpowiada administrator danych osobowych (ADO).

Jednym z podstawowych obowiązków ADO jest obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych (art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). W szczególności chodzi o zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom trzecim. RODO nie wskazuje dokładnie jakimi narzędziami i sposobami mamy chronić dane, grunt aby były skuteczne i spełniały swoją rolę. Administrator powinien sam zadbać o stosowanie odpowiedniego rodzaju zabezpieczeń. Musi opisać go w dokumentacji dotyczącej ochrony danych (polityka bezpieczeństwa) i zapoznać z nim pracowników firmy.

ADO przy przekazywaniu danych drogą elektroniczną, musi zastosować środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim, co w praktyce będzie oznaczać konieczność wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem. Czyli na przykład programów szyfrujących. W dużej części przypadków, konieczny bywa monitoring firmowej poczty.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że w momencie przesyłania wrażliwych danych za pomocą poczty e-mail, są one jednocześnie powierzane firmie, która oferuję taką usługę. Oznacza to, że przedsiębiorstwo to może w każdej chwili (przypadkiem lub celowo) przejąć informacje – zwłaszcza, jeśli nie są zaszyfrowane. Podczas podpisywania umowy o świadczenie usług poczty elektronicznej należy zatem zadbać o to, aby strony podpisały klauzule zachowania w tajemnicy danych. Często się o tym zapomina, a firmy hostingowe na pewno nie będą nam o tym przypominać…

Bardziej szczegółowe informacje na temat tego, jak zabezpieczyć dane osobowe i inne poufne informacje przesyłane drogą elektroniczną zgodnie z RODO, można znaleźć na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych – zachęcamy do zagłębienia się w ten temat.

 

Skuteczne zabezpieczenie firmowej poczty nie jest kwestią wyboru. To kwestia odpowiedzialności i obowiązek, która spada na każdą firmę i każdego administratora danych osobowych. W wyborze odpowiednich narzędzi i oprogramowania niezbędna będzie aktualna wiedza, audyt, analiza ryzyka, znajomość procesów firmowych i indywidualnych potrzeb biznesu.

Mimo, że tak jak wspomnieliśmy, istnieją pewne uniwersalne sposoby i zabezpieczenia, to najskuteczniejsze są rozwiązania, które są dopasowane do indywidualnych warunków i konkretnego środowiska firmy. Jeśli macie dodatkowe pytania związane z Waszą sytuacją, macie wątpliwości jak odpowiednio chronić Waszą pocztę firmową – chętnie pomożemy.

Porozmawiajmy o Twoim biznesie!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *